Tips: Voorbereiden op de piekperiode
De laatste maanden van het jaar brengen voor veel webshops extreme drukte met zich mee, vooral in aanloop naar Black Friday, Sinterklaas en Kerstmis. Om ervoor te zorgen dat alle bestellingen correct en op tijd worden verwerkt, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn.
We geven je graag enkele praktische tips om de drukte beheersbaar te houden en je processen soepel te laten verlopen.
Voorraadbeheer
Zorg voor voldoende voorraad, maar vergeet niet dat nauwkeurig voorraadbeheer net zo essentieel is. Overweeg voor de actieperiode de voorraad te balansen. Dit voorkomt teleurgestelde klanten en verbetert het pick & pack proces.
Leg hardlopers, de artikelen die het meest verkocht worden, dichter bij de inpaktafels. Dit bespaart tijd en minimaliseert het aantal meters dat medewerkers moeten afleggen, waardoor de efficiëntie toeneemt.
Probeer zoveel mogelijk retouren te verwerken voordat een sale begint. Zo kunnen deze artikelen meteen weer verkocht worden en houd je minder (oude collectie) voorraad over.
Automatiseren
Automatiseer veel voorkomende handelingen zoals een product toevoegen. Hierdoor kan tijdelijk personeel sneller aan de slag en hoeven medewerkers minder na te denken, wat zorgt voor minder fouten.
Zorg ook dat er genoeg inpaktafels, scanners, labels en verpakkingen beschikbaar zijn. (Extra) personeel kan ook papierloos bestellingen verzamelen met de PackCloud app op hun smartphone.
Personeel
Plan extra personeel in bij drukte. Maak voor iedere nieuwe/tijdelijke medewerker een eigen account aan zodat ze direct van start kunnen.
Gebruik de Performance Dashboards om het team effectief aan te sturen. Hiermee zie je hoeveel bestellingen er per uur worden verwerkt en kun je bijsturen wanneer dat nodig is, zodat je de piekdrukte onder controle houdt.
Vervoerders
Ondanks de voorbereidingen van vervoerders zijn vertragingen niet uit te sluiten. Stem verwachte extra volumes af met je accountmanager zodat zij hier rekening mee kunnen houden.
Verzend je via een verzendplatform met meerdere vervoerders? Dan zou je ervoor kunnen kiezen om je pakketvolumes te verzenden met een andere vervoerder.
Houd rekening met langere levertijden en communiceer dit ook naar klanten. Als je op platformen verkoopt, vergeet dan niet de leverbelofte te verruimen.
Retouren
Overweeg om de retourtermijn te verlengen: hierdoor kunnen klanten eerder cadeaus kopen voor de feestdagen en na de feestdagen retourneren.
Na de feestdagen is er meestal een piek met retouren. Communiceer daarom dat het langer kan duren dat een retour is verwerkt om extra klantvragen te voorkomen.
Automatiseer terugbetalingen om handmatige processen te verminderen. Dit ontlast het kantoorpersoneel, omdat retouren automatisch kunnen worden verwerkt volgens vooraf ingestelde regels. Ook heeft de klant eerder zijn geld terug.
Belangrijke feestdagen
Tijdens feestdagen hanteren vervoerders vaak afwijkende ophaal- en bezorgschema’s. Maak een overzicht van de belangrijkste data en zorg voor een goede planning met externe partners. Enkele belangrijke data zijn:
- Singles' Day – 11 november
- Black Friday – 29 november
- Cyber Monday – 2 december
- Sinterklaas – 5 december
- Kerstmis – 25 en 26 december
- Nieuwjaar – 1 januari
Evaluatie
Na de piekperiode is het tijd om te evalueren. Bespreek met je team wat er goed ging en waar er verbeterpunten liggen. Vergelijk de resultaten met die van het voorgaande jaar en formuleer actiepunten voor volgend jaar om nog beter voorbereid te zijn.
