Goederen uit een inkoopbestelling ontvangen

Open Inboeken in de PackCloud-app en scan de doos of pallet die bij aankomst is ingecheckt. De scan opent de gekoppelde ontvangst: je hoeft de juiste inkoopbestelling niet opnieuw op te zoeken. Controleer de inhoud en registreer wat je werkelijk ontvangt en waar je het neerzet.

Voor je begint

• Controleer of de aangekomen pakketten of pallets als ladingdragers zijn geregistreerd. Ontbreekt de ontvangst? Volg Een onaangekondigde levering inchecken.
• Zorg dat het pakket of de pallet een ladingdragerlabel, zendingsnummer of barcode van de leverancier heeft. Ontbreekt die? Lees Ladingdragerlabels printen en scannen.
• Houd de productbarcodes en de code van de voorraadlocatie of bak bij de hand.

1. Open de ladingdrager in de app

1. Open Taken > Ontvangst > Inboeken in de app.
2. Scan de QR-code op het ladingdragerlabel, het zendingsnummer of de barcode van de leverancier.
3. Controleer de goederenontvangst en de ladingdrager. Controleer in een fulfilmentcenter ook de Organisatie.

Kun je niet scannen? Kies Zelf kiezen, zoek de goederenontvangst en open de juiste ladingdrager.

2. Registreer de producten

1. Scan de productbarcode. De app vraagt Hoeveel stuks ontvang je? en neemt de hoeveelheid uit de barcode mee.
2. Controleer het product en tel wat werkelijk is geleverd.
3. Scan de overige stuks of vul het werkelijk ontvangen aantal in.
4. Vul voor producten met lotnummers, houdbaarheidsdatums of serienummers ook die gegevens in.
5. Scan de bak of voorraadlocatie waar je de producten neerzet om de ontvangst te bevestigen. Zonder scan kies je Kies bestemming en selecteer je de juiste bestemming.
6. Herhaal dit voor de overige producten.

Wordt de barcode niet gevonden, kies dan de juiste verwachte productregel. Staat het product niet bij de verwachte regels, laat dan eerst het product en de barcode in Kantoor > Producten controleren.

Serienummers registreren

Staat bij het product Registreer serienummer ingesteld? Scan dan in het serienummervenster één serienummer per ontvangen stuk. Bij een barcode voor zes stuks registreer je zes serienummers. Met Registreer serienummer alleen tijdens inpakken registreer je de nummers pas bij het inpakken.

Kun je niet scannen? Open Serienummers, kies Handmatig invoeren en typ of plak één nummer per regel. Kies Opslaan en bevestig daarna de ontvangst.

Wordt een nummer geweigerd? Controleer of je het serienummer van het exemplaar hebt gescand en of het al op voorraad staat of bij een ander product hoort. Het aantal serienummers moet gelijk zijn aan het ontvangen aantal.

Afwijkende aantallen of producten

Boek altijd wat werkelijk is geleverd, ook als dat meer of minder is dan verwacht. Het verschil blijft zichtbaar. Stem een nalevering, overlevering of annulering af met de collega die de inkoopbestelling beheert.

Scan ook bekende producten die niet op de bestelling staan en controleer of ze bij deze levering horen. Is het product of de barcode onbekend, laat Kantoor die eerst controleren of aanmaken.

Een invoer corrigeren

Corrigeer een opgeslagen regel zolang de ladingdrager nog bewerkbaar is. Open hiervoor de ontvangst en ladingdrager via Magazijn > Goederenontvangsten.

1. Kies bij de productregel Activiteit bekijken.
2. Kies bij de positieve ontvangstregel Ongedaan maken.
3. Vul bij Aantal om terug te draaien hoogstens de oorspronkelijke hoeveelheid in. Behoud de getoonde bak, voorraadlocatie of Geen herbevoorrading. Vul, als het scherm daarom vraagt, de serienummers van de te corrigeren stuks in.
4. Kies in Ontvangstregel terugdraaien Opslaan.

De correctie verlaagt de ontvangen hoeveelheid op de inkoopbestelling en eventueel de geboekte voorraad. Ze kan de voorraad niet negatief maken of onder de toegewezen hoeveelheid brengen.

3. Controleer en rond de ladingdrager af

1. Vergelijk Verwachte artikelen met Ontvangen artikelen.
2. Controleer de ontvangen aantallen en voorraadbestemmingen.
3. Kies Markeren als afgerond zodra de fysieke controle klaar is, ook bij een verschil met de verwachte aantallen. Daarna kun je de ladingdrager niet meer aanpassen.

De ingeboekte voorraad staat direct op de gekozen bestemming en telt mee bij de inkoopbestelling.

Inboeken via het portaal

1. Open Magazijn > Inboeken en scan het ladingdragerlabel. Zonder scan kies je Zelf kiezen, open je de goederenontvangst en kies je de ladingdrager.
2. Scan een product of kies de productregel. Controleer het product en vul bij Scan producten of vul het ontvangen aantal in het werkelijke aantal in.
3. Vul eventuele lotnummers, houdbaarheidsdatums en serienummers in. Scan of kies de voorraadlocatie of bak waar je de producten neerzet en kies Opslaan.
4. Herhaal dit voor de overige producten, controleer Ontvangen artikelen en kies Markeren als afgerond als de ladingdrager volledig is verwerkt.

Als de voorraad eerst in een bak staat

Boek de voorraad op de plek waar je die fysiek neerzet. Gebruik je tijdelijk een bak? Breng de voorraad daarna met Inruimen naar de vaste locatie.

Lees Inkoopbestellingstatussen begrijpen om te zien hoe de ontvangst de opvolging in Kantoor beïnvloedt.