De status van een retour volgen
Volg een retouraanvraag van beoordeling en magazijnontvangst tot de administratieve afronding.
In Kantoor volg je de hele retour via de status van de retouraanvraag. De fysieke ontvangst heeft een eigen status in Magazijn. Een terugbetaling heeft daarnaast een aparte verwerkingsstatus in Kantoor.
Open Kantoor > Retouren > Aanvragen om de hoofdstatus te bekijken.
Drie statussen met een eigen betekenis
| Onderdeel | Waar bekijk je dit? | Wat volg je? |
|---|---|---|
| Retouraanvraag | Kantoor > Retouren > Aanvragen | De voortgang van de hele retour. |
| Retourontvangst | Magazijn > Binnenkomende retouren, daarna Retourontvangsten | De fysieke controle en ontvangst van de artikelen. |
| Retourterugbetaling | Kantoor > Retouren > Terugbetalingen | De registratie en verwerking van iedere terugbetaling. |
Open de retouraanvraag om bij Producten per product Verwacht, Ontvangen en Terugbetaald te bekijken.
Statussen van een retouraanvraag
Boven Retouraanvragen staan de tabs Alle, Concept, In behandeling, Geaccepteerd, Geweigerd, Ontvangen, Terugbetalen en Afgerond. Gebruik Manueel filteren wanneer je meerdere kenmerken wilt combineren.
| Status | Betekenis en volgende stap |
|---|---|
| Concept | De aanvraag is nog niet klaar voor beoordeling. Wacht tot de klant of koppeling de aanvraag indient. |
| In behandeling | De aanvraag wacht op een beslissing. Controleer de gegevens en beoordeel de retouraanvraag. |
| Geaccepteerd | De aanvraag is goedgekeurd. De fysieke retour kan nu in Magazijn worden gekoppeld en ontvangen. |
| Geweigerd | De aanvraag is afgewezen. De normale route stopt; draag deze aanvraag niet over aan Magazijn. |
| Ontvangen | Een gekoppelde retourontvangst is in Magazijn afgerond. Controleer de ontvangen aantallen en bepaal de administratieve vervolgstap. |
| Terugbetalen | Er is minstens één terugbetaling geregistreerd en nog niet iedere geregistreerde terugbetaling is afgerond. Controleer de terugbetalingen apart. |
| Afgerond | De aanvraag is administratief gesloten. Dit gebeurt nadat alle geregistreerde terugbetalingen zijn afgerond of nadat je in de aanvraag Markeer afgerond kiest. |
Een geannuleerde aanvraag kan met de status Geannuleerd onder Alle blijven staan. Deze status heeft geen eigen tab.
De overdracht naar Magazijn volgen
Bij Geaccepteerd ligt het fysieke vervolg in het magazijn. De retourontvangst heeft daar de status Aangemaakt, In behandeling of Afgerond.
Zodra de magazijnmedewerker de gekoppelde retourontvangst met Markeer afgerond afsluit, wordt de retouraanvraag Ontvangen. Vanaf dat moment kun je in Kantoor de ontvangen aantallen controleren en de administratieve afhandeling voortzetten.
Voor de fysieke controle en herbevoorrading volgt de magazijnmedewerker Een retour ontvangen.
De status van een terugbetaling controleren
Open Kantoor > Retouren > Terugbetalingen. De tabs zijn Alle, Aangemaakt, In behandeling, Fout opgetreden en Afgerond.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Aangemaakt | De terugbetaling is geregistreerd, maar nog niet afgerond. |
| Klaargezet | De opdracht staat klaar voor verwerking. Deze terugbetalingen staan onder de tab In behandeling. |
| In behandeling | De verwerking is gestart, maar nog niet afgerond. |
| Fout opgetreden | De verwerking is niet afgerond. Open de terugbetaling en controleer de gebeurtenissen voordat je een vervolgstap kiest. |
| Afgerond | De terugbetaling is in PackCloud afgerond. Als alle terugbetalingen van de aanvraag deze status hebben, wordt ook de retouraanvraag Afgerond. |
De tab In behandeling groepeert dus terugbetalingen met de status Klaargezet en In behandeling. Lees Terugbetalingen verwerken en controleren voor de handelingen per status.