Een retour aanmelden, goedkeuren of weigeren

Meld een retour aan vanuit een bestelling of beoordeel een aanvraag, en kies wat de consument terugkrijgt en hoe het pakket terugkomt.

Wil een consument iets terugsturen, dan beslis jij of de retour binnen je retourbeleid valt. Pas na je akkoord kan het pakket terugkomen en weet het magazijn welke retour er binnenkomt. De aanvraag komt binnen via het retourportaal of je webshopkoppeling, of je meldt de retour zelf aan. In alle gevallen kies je wat de consument terugkrijgt en hoe het pakket terugkomt.

Een aanvraag beoordelen

Open Kantoor > Retouren > Aanvragen, kies de tab In behandeling en open de aanvraag.
Bekijk welke producten de consument terugstuurt, hoeveel en met welke reden, en beslis of dat binnen je retourbeleid valt. Mis je informatie, vraag die dan bij de consument op, bijvoorbeeld per mail. Zet wat je hoort bij Opmerkingen via Bewerken in het blok Retouraanvraag, zodat je collega's het ook zien.
Neem je besluit in het blok Retouraanvraag wacht op goedkeuring:
- Heeft de consument de terugbetaling en retourmethode al gekozen, bijvoorbeeld in het retourportaal, dan zie je die keuzes en kies je Accepteren of Afwijzen.
- Zijn die keuzes nog leeg, kies dan Accepteer retouraanvraag en vul de terugbetaling en retourmethode in, of kies Weiger retouraanvraag.

Een geaccepteerde aanvraag gaat naar het magazijn, dat de artikelen ontvangt en controleert. Daarna betaal je de retour terug.

Weiger je een aanvraag, dan krijgt de consument een e-mail als je die e-mail hebt aangezet in het sjabloon Retouraanvraag geweigerd (Communicatiesjablonen aanpassen). Die e-mail is bij iedere weigering hetzelfde. Hoort er een uitleg bij, mail of bel de consument dan zelf.

Zelf een retour aanmelden

Belt of mailt een consument dat er iets terugkomt, dan meld je de retour zelf aan. Dat kan bij een bestelling waarvan al artikelen zijn verzonden.

Open de bestelling in Kantoor > Bestellingen en kies Retour.
Vul per product het aantal en de retourreden in, of kies Alles retourneren als de hele bestelling terugkomt.
Kies de Retourmethode en Terugbetaling.
Kies Registreren en goedkeuren. Moet je eerst nog iets uitzoeken, kies dan Opslaan als in behandeling en beoordeel de aanvraag later.

Wat de consument terugkrijgt en hoe het pakket terugkomt

Kies bij Terugbetaling wat je retourbeleid de consument belooft. Die keuze staat na ontvangst al ingevuld als je de terugbetaling aanmaakt; je kunt de keuze daar nog wijzigen.

Terugbetaling	Wat de consument krijgt
Geld	Het bedrag terug via de betaalmethode van de bestelling. Via een webshopkoppeling komt het op de oorspronkelijke bestelling terug.
Coupon	Een kortingscode voor een volgende aankoop. Maakt je webshop de coupon aan, dan krijgt de consument de code per e-mail als je die e-mail hebt aangezet in het sjabloon Retour terugbetaling - Coupon.
Winkeltegoed	Tegoed op het klantaccount in je webshop.
Cadeaukaart	Een cadeaukaart voor je webshop.
Ruilen	Een ander product. De ruil regel je zelf; een webshopkoppeling voert geen ruil uit.

Met een coupon, winkeltegoed of cadeaukaart blijft het bedrag in je webshop: de consument besteedt het bij een volgende aankoop.

Kies bij Retourmethode hoe het pakket terugkomt:

Retourmethode	Wanneer	Retourlabel
Afgeven bij pakketpunt / automaat	De consument brengt het pakket weg.	Ja: kies een Retourverzendmethode en de Klantbijdrage voor verzendkosten.
Thuis laten ophalen	De vervoerder haalt het pakket bij de consument op.	Ja, zoals hierboven.
Afgeven bij de winkel	Je hebt een winkel waar de consument het terugbrengt.	Nee.
Zelf versturen met vervoerder naar keuze	De consument kiest en betaalt de vervoerder zelf.	Nee.

Staat bij een methode Geen verzendmethoden beschikbaar, dan heb je voor deze retour geen retourverzendmethode die bij die methode past.

Met een klantbijdrage van 0 maakt PackCloud de retourzending aan zodra je accepteert. Vraag je een bijdrage, dan komt de retourzending pas als de consument heeft betaald. Komt er geen zending, maak die dan zelf aan bij Zendingen op de aanvraag, met Aanmaken.

Een aanvraag annuleren

Trekt de consument de retour in, kies dan Annuleren rechtsboven in de aanvraag. Dat kan zolang er nog geen ontvangst, terugbetaling of betaalde klantbijdrage is.