Terugbetalingen verwerken en controleren

Na de fysieke ontvangst van een retour registreer je in Kantoor wat je terugbetaalt. PackCloud controleert de gekozen aantallen tegen de ontvangen en al terugbetaalde aantallen.

Open Kantoor > Retouren > Terugbetalingen om bestaande terugbetalingen te volgen. Je start een nieuwe terugbetaling vanuit de retouraanvraag met Terugbetalen of Registreer terugbetaling.

Een terugbetaling aanmaken

1. Open de retouraanvraag met status Ontvangen of Terugbetalen.
2. Kies Terugbetalen of Registreer terugbetaling.
3. Kies bij Methode:
   • Uitvoeren via integratie als een gekoppelde shopintegratie de terugbetaling uitvoert;
   • Manueel als je de terugbetaling buiten PackCloud uitvoert en alleen registreert.
4. Kies bij Type: Coupon, Ruilen, Cadeaukaart of Geld.
5. Vul per product het Aantal voor deze terugbetaling in. Gebruik de badges verwacht, ontvangen en reeds terugbetaald om het juiste aantal te bepalen.
6. Voeg eventueel een correctie toe via een aanpassing. Heeft de bestelling verzendkosten, dan kun je die met Verzendkosten meenemen. Bij een volledig geretourneerde bestelling zie je de melding Bestelling compleet geretourneerd.
7. Voeg zo nodig Opmerkingen toe.
8. Kies hoe PackCloud de terugbetaling verwerkt:
   • Terugbetaling voorbereiden maakt de status Aangemaakt. Je verwerkt deze later;
   • bij Manueel kies je Markeer afgerond als je de betaling al hebt uitgevoerd;
   • bij Uitvoeren via integratie kies je Uitvoeren via integratie om de opdracht klaar te zetten.
9. Controleer het totaalbedrag en kies Aanmaken.

Een terugbetaling moet minstens één productregel bevatten. Houd het aantal binnen het bestelde aantal en binnen het ontvangen aantal min reeds terugbetaalde stuks. PackCloud toont een foutmelding als je meer invult.

Integratie of handmatig?

Voor Uitvoeren via integratie is een order nodig die aan de retouraanvraag is gekoppeld. De shopintegratie moet het gekozen type ondersteunen. PackCloud zet een integratieterugbetaling eerst klaar en daarna op In behandeling. De connector verwerkt vervolgens:

• Geld als terugbetaling op de bestelling;
• Coupon als coupon;
• Cadeaukaart als cadeaukaart.

Kies Manueel als de order niet aan een geschikte shopintegratie is gekoppeld. PackCloud registreert dan de door jou uitgevoerde betaling, maar start geen shopintegratiejob. Voor Ruilen is in de huidige integratie-uitvoering geen aparte job beschikbaar; controleer de afgesproken werkwijze voordat je dit type via integratie klaarzet.

De status controleren

Open Retour terugbetalingen en gebruik de tabs:

• Aangemaakt — voorbereid, maar nog niet uitgevoerd;
• In behandeling — klaargezet of door een integratie verwerkt;
• Fout opgetreden — de integratie kon de opdracht niet afronden;
• Afgerond — de terugbetaling is voltooid.

Je kunt daarnaast filteren op Methode, Status, Type en Aanmaakdatum. Open een terugbetaling om het bedrag, de regels, de gekoppelde retouraanvraag en de gebeurtenissen te controleren.

Heeft een integratieterugbetaling de status Fout opgetreden? Controleer eerst de order- en integratiekoppeling. Kies daarna Verwerk via integratie om de opdracht opnieuw klaar te zetten.

Wanneer alle terugbetalingen van de retouraanvraag Afgerond zijn, wordt de retouraanvraag Afgerond. Daarna hoef je de artikelen niet meer vanuit Kantoor te verwerken; voorraadwerk blijft in Magazijn.

Verwerk eerst alle openstaande terugbetalingen. Rond de retouraanvraag daarna af vanuit de status Ontvangen.