Terugbetalingen verwerken en controleren

Na de fysieke ontvangst van een retour registreer je in Kantoor wat je terugbetaalt. PackCloud controleert de gekozen aantallen tegen de ontvangen en al terugbetaalde aantallen.

Open Kantoor > Retouren > Terugbetalingen om bestaande terugbetalingen te volgen. Je start een nieuwe terugbetaling vanuit de retouraanvraag met Terugbetalen of Registreer terugbetaling.

Een terugbetaling aanmaken

1. Open de retouraanvraag met status Ontvangen of Terugbetalen.
2. Kies Terugbetalen of Registreer terugbetaling.
3. Kies bij Methode:
   • Uitvoeren via integratie als een gekoppelde shopintegratie de terugbetaling uitvoert;
   • Manueel als je de terugbetaling buiten PackCloud uitvoert en alleen registreert.
4. Kies bij Type: Coupon, Ruilen, Cadeaukaart of Geld.
5. Vul per product het Aantal voor deze terugbetaling in. Gebruik de badges verwacht, ontvangen en reeds terugbetaald om het juiste aantal te bepalen.
6. Voeg eventueel een correctie toe via een aanpassing. Heeft de bestelling verzendkosten, dan kun je die met Verzendkosten meenemen. Bij een volledig geretourneerde bestelling zie je de melding Bestelling compleet geretourneerd.
7. Voeg zo nodig Opmerkingen toe.
8. Kies hoe je de terugbetaling wilt verwerken:
   • Terugbetaling voorbereiden maakt de status Aangemaakt. Je verwerkt deze later;
   • bij Manueel kies je Markeer afgerond als je de betaling al hebt uitgevoerd;
   • bij Uitvoeren via integratie kies je Uitvoeren via integratie om de opdracht klaar te zetten.
9. Controleer het totaalbedrag en kies Aanmaken.

Een terugbetaling moet minstens één productregel bevatten. Houd het aantal binnen het bestelde aantal en binnen het ontvangen aantal min reeds terugbetaalde stuks. Je krijgt een foutmelding als je meer invult.

Integratie of handmatig?

Voor Uitvoeren via integratie is een order nodig die aan de retouraanvraag is gekoppeld. De shopintegratie moet het gekozen type ondersteunen. PackCloud zet een integratieterugbetaling eerst klaar en daarna op In behandeling. De connector verwerkt vervolgens:

• Geld als terugbetaling op de bestelling;
• Coupon als coupon;
• Cadeaukaart als cadeaukaart.

Kies Manueel als de bestelling niet aan een geschikte shopintegratie is gekoppeld. Je voert de terugbetaling dan zelf buiten PackCloud uit en registreert hier de afhandeling. Kies ook voor Ruilen de handmatige werkwijze: deze keuze wordt niet automatisch via de shopintegratie uitgevoerd.

De status controleren

Open Retour terugbetalingen en gebruik de tabs:

• Aangemaakt — voorbereid, maar nog niet uitgevoerd;
• In behandeling — de uitvoering is aangevraagd of loopt nog;
• Fout opgetreden — de integratie kon de opdracht niet afronden;
• Afgerond — de terugbetaling is voltooid.

Je kunt daarnaast filteren op Methode, Status, Type en Aanmaakdatum. Open een terugbetaling om het bedrag, de regels, de gekoppelde retouraanvraag en de gebeurtenissen te controleren.

Heeft een integratieterugbetaling de status Fout opgetreden? Controleer eerst de order- en integratiekoppeling. Kies daarna Verwerk via integratie om de opdracht opnieuw klaar te zetten.

Je kunt een terugbetaling verwijderen zolang deze niet In behandeling of Afgerond is. Kies bij een integratiefout Verwerk via integratie om de opdracht opnieuw klaar te zetten.

Wanneer alle terugbetalingen van de retouraanvraag Afgerond zijn, wordt de retouraanvraag Afgerond. Daarna hoef je de artikelen niet meer vanuit Kantoor te verwerken; voorraadwerk blijft in Magazijn.

Is geen terugbetaling nodig en is alles afgehandeld? Open de retouraanvraag met status Ontvangen en kies Markeer afgerond. Laat geen openstaande terugbetalingen achter.