Een retour terugbetalen
Maak na ontvangst een terugbetaling aan, laat je webshop die uitvoeren of markeer hem als afgerond als je zelf hebt terugbetaald, en volg de status.
Zodra het magazijn een retour heeft ontvangen, staat de aanvraag op Ontvangen en kun je terugbetalen. Het formulier staat dan grotendeels ingevuld: je controleert vooral de aantallen en kiest of je de terugbetaling meteen uitvoert. Betaal je retouren zonder bijzonderheden steeds op dezelfde manier terug, laat dat dan automatisch gebeuren.
Een terugbetaling aanmaken
- Open de retouraanvraag in Kantoor > Retouren > Aanvragen en kies Registreer terugbetaling. Kan je webshop de terugbetaling uitvoeren, dan heet de knop Terugbetaling.
- Bekijk de voorgestelde Methode en het Type. Het type komt uit de aanvraag; de methode is Uitvoeren via integratie als je webshopkoppeling dat type kan uitvoeren. Zie Via je webshop of handmatig.
- Bekijk per product het Aantal voor deze terugbetaling. Als voorstel staan daar de ontvangen stuks die nog niet zijn terugbetaald. Zet een aantal lager als je voor een product minder terugbetaalt, bijvoorbeeld omdat het beschadigd terugkwam.
- Vink Verzendkosten aan als je de oorspronkelijke verzendkosten terugbetaalt.
- Houd je iets in of betaal je iets extra terug, voeg dan een correctie toe met Correctie toevoegen. Een negatief bedrag verlaagt het totaal: een correctie van -€ 5 maakt van € 50 een terugbetaling van € 45.
- Kies onderaan of je de terugbetaling nu uitvoert of later, en kies Aanmaken.
| Keuze onderaan | Wat er gebeurt | Wanneer je dit kiest |
|---|---|---|
| Uitvoeren via integratie | De opdracht gaat meteen naar je webshop. | Het bedrag en de aantallen kloppen en je webshop voert het uit. |
| Markeren als afgerond (bij Handmatig) | De terugbetaling telt dan als gedaan. | Je hebt het bedrag zelf al overgemaakt of de ruil geregeld. |
| Terugbetaling voorbereiden | De terugbetaling staat op Aangemaakt en wacht. | Je voert de terugbetaling later uit, of een collega doet dat. |
Een voorbereide terugbetaling open je later in Kantoor > Retouren > Terugbetalingen. Daar kies je Verwerk via integratie of Markeren als afgerond, of verwijder je de terugbetaling.
Hoef je niets terug te betalen? Kies dan in de aanvraag Markeren als afgerond.
Via je webshop of handmatig
Met Uitvoeren via integratie voert je webshop de terugbetaling uit, zodat je niet in twee systemen hoeft te werken. Dat kan als de bestelling uit een webshopkoppeling komt die het gekozen type ondersteunt:
| Type | Wat je webshop doet |
|---|---|
| Geld | Betaalt het bedrag terug op de bestelling. |
| Coupon | Maakt een coupon aan. |
| Cadeaukaart | Maakt een cadeaukaart aan. |
| Winkeltegoed | Zet het bedrag als tegoed op het klantaccount van de consument. |
| Ruilen | Niets: een ruil regel je altijd handmatig. |
Kies Handmatig als je de terugbetaling buiten PackCloud uitvoert, bijvoorbeeld per bankoverschrijving, of als je webshop dit type niet ondersteunt. PackCloud voert dan niets uit en houdt alleen bij wat je hebt terugbetaald.
Komt een retour uit meerdere bestellingen, of kan je webshop niet alle artikelen aan de bestelling koppelen, dan maak je meer dan één terugbetaling. Kies na de eerste opnieuw Registreer terugbetaling: het formulier stelt dan de rest voor, voor artikelen zonder koppeling met de methode Handmatig.
De status volgen
In Kantoor > Retouren > Terugbetalingen staat iedere terugbetaling onder een tab:
| Tab | Betekenis |
|---|---|
| Aangemaakt | Voorbereid, nog niet uitgevoerd. |
| In behandeling | Je webshop voert de terugbetaling uit. |
| Fout opgetreden | Je webshop kon de terugbetaling niet uitvoeren. |
| Afgerond | De terugbetaling is gedaan. |
Zijn alle terugbetalingen van een aanvraag afgerond, dan staat de aanvraag ook op Afgerond.
Staat een terugbetaling op Fout opgetreden, open de terugbetaling dan en lees bij de gebeurtenissen wat je webshop meldde. Is de oorzaak opgelost, kies dan Verwerk via integratie om het opnieuw te proberen. Je kunt een terugbetaling verwijderen zolang die niet In behandeling of Afgerond is.