Met welke vervoerders werkt AI-support?

Met elke vervoerder waarvoor je een vervoerderscontact vastlegt. Heeft de vervoerder een e-mailadres voor onderzoeken, dan vraagt AI-support het onderzoek zelf aan en volgt de reacties op. Werkt een vervoerder met een eigen portaal of via de telefoon, dan verzamelt AI-support het bewijs en zet het dossier klaar. Een collega benadert de vervoerder dan zelf.

Ziet mijn klant de berichten aan de vervoerder?

Nee, je klant ziet alleen het eigen gesprek met je team. Wil je het gesprek met de vervoerder delen, dan geef je je klant toegang tot dat gesprek. Interne notities blijven altijd privé.

Wat als een onderzoek nog niet kan starten?

Dan ziet je klant de reden erbij, bijvoorbeeld dat de vervoerder eerst een aantal dagen na verzending wil wachten. Loopt er al een onderzoek naar dezelfde zending, dan opent je klant dat onderzoek in plaats van een tweede te starten.

Wat heb ik nodig om te beginnen?

Een supportmailbox, zodat e-mail aan je eigen supportadres als ticket binnenkomt, en per vervoerder een contact met de afspraken voor elk soort onderzoek. Leg bij je klanten ook vast wie de contactpersoon voor klantenservice is. Aan die persoon vraagt AI-support ontbrekend bewijs.

Alle klantvragen op één plek

Zendingsvragen handelt AI-support af, van de eerste vraag tot de claim bij de vervoerder.

Demo aanvragen Probeer 14 dagen gratis

Supporttickets in PackCloud: vragen van Snuffel & Co, Keukenwerk, Puur Huid, Lindenhof Mode en Trailhead Outdoor met per ticket de inbox, aan wie het is toegewezen (een collega of AI-support) en de status

Gebeurtenissen in een supportticket van PackCloud: AI-support heeft een bewijsstuk gecontroleerd, de claim bij de vervoerder ingediend en de claimreferentie van de vervoerder geregistreerd

Zendingsvragen beantwoordt AI-support zelf

Waar blijft mijn pakket? Is mijn retour al binnen? AI-support zoekt de zending of retour erbij en antwoordt je klant met de status, bijvoorbeeld dat het pakket bij de buren is bezorgd. Daarna vraagt AI-support of de ontvanger daar al heeft gekeken, en start zo nodig een onderzoek bij de vervoerder.

AI-support inrichten

Een supportticket in PackCloud: Tim Bakker vraagt waar het pakket van bestelling #10511 blijft en AI-support antwoordt dat het volgens de tracking bij de buren is bezorgd

Wat je klant zelf doet

Elke vraag met de bestelling of zending erbij

Je klanten stellen hun vraag in een ticket bij de bestelling, zending, retour of inkoopbestelling, of mailen naar je eigen supportadres. Zo staan alle vragen bij elkaar, met de gegevens waar ze over gaan, in plaats van verspreid over mailboxen en telefoon.

Supporttickets behandelen

Supporttickets in PackCloud: vragen over een bestelling, een zending, een retour en een factuur, met per ticket de inbox, aan wie het is toegewezen en de status

Je klant start zelf een onderzoek

Geeft de ontvanger aan dat een pakket niet is aangekomen, of is het beschadigd, dan start je klant zelf een onderzoek vanuit de zending, zonder te bellen of te mailen. Je klant kiest wat er is gebeurd en ziet meteen welk bewijs die vervoerder vraagt, zoals een verklaring van niet-ontvangst of schadefoto's.

Ondersteuning vragen aan je fulfilmentcenter

Ticket aanmaken op een zending in PackCloud: bij Wat is er gebeurd? is Ontvanger heeft de zending niet ontvangen gekozen, met de vereiste documenten verklaring van niet-ontvangst (met het formulier om te downloaden) en factuur, en het bericht aan de vervoerder

Je eigen supportadres

Stuur het adres waarop je klanten nu mailen door, zoals support@jouwbedrijf.nl. E-mails komen dan als ticket binnen en je antwoordt vanaf hetzelfde adres.

AI-support vraagt op wat ontbreekt

Ontbreekt er nog bewijs, zoals een ondertekende verklaring van niet-ontvangst, dan vraagt AI-support je klant in één bericht om alles wat nog nodig is. Wat je klant terugstuurt, komt in de bewijschecklist. Komt er geen reactie, dan volgt een herinnering.

Bewijs en vervolgstappen controleren

Bewijschecklist van een onderzoek naar een pakket dat niet is ontvangen in PackCloud: de verklaring van niet-ontvangst wacht op beoordeling, factuur, gewicht, ingepakte items en tracking zijn beschikbaar en het afleverbewijs ontbreekt nog

AI-support volgt het onderzoek op met de vervoerder

Is de informatie compleet, dan start AI-support een onderzoek bij de vervoerder, met alle relevante informatie zoals de barcode, referentie, verzenddatum, het adres en de laatste status, zodat de vervoerder meteen aan de slag kan.

Daarna volgt AI-support het onderzoek op met de vervoerder en met je klant. Blijft het stil, dan gaat er een herinnering uit. Zodra er een uitkomst is, hoort je klant die.

Een zendingsonderzoek starten en volgen

Bericht van AI-support aan de vervoerder in een supportticket van PackCloud: het verzoek om een onderzoek naar een pakket dat op bezorgd staat maar niet is ontvangen, met het afleverbewijs, de verzenddatum, het aantal pakketten, het adres van de ontvanger en de verklaring en factuur als bijlage

Van claim tot credit

Zegt de vervoerder een vergoeding toe, dan legt AI-support het bedrag vast en volgt het op met je klant. Is een pakket verloren of beschadigd en staat het bedrag vast, dan vraagt AI-support alvast een credit voor je klant aan, tot het bedrag dat je zelf toestaat. Zo hoeft je klant niet op de vervoerder te wachten.

De credit komt op de volgende factuur van je klant. Betaalt de vervoerder de vergoeding uit of verrekent hij die op zijn factuur, dan registreer je dat bij de claim. Zo zie je per claim wat de vervoerder nog moet betalen.

Facturatie en marge

Credits in een supportticket van PackCloud: een claimcredit van € 39,95 voor het pakket dat niet is ontvangen, door AI-support aangevraagd en goedgekeurd, en een compensatie voor de verzendkosten van de herzending

Minder vragen voor je team

Neem een onderzoek over als het nodig is

Moet een collega in het magazijn nakijken of een pakket is teruggekomen, of wil je een onderzoek zelf afhandelen, dan neem je het over en pauzeert AI-support. Je collega legt de uitkomst vast in het ticket. Geef het onderzoek daarna terug en AI-support gaat verder met de nieuwe informatie.

Zelf overnemen en weer hervatten

Interne notitie van AI-support in een ticket in PackCloud: volgens de vervoerder is de zending teruggestuurd naar de afzender, met het verzoek om bij de retouren te kijken of het pakket er staat en de uitkomst vast te leggen

AI-activiteit in PackCloud: het onderzoek naar een vermist pakket is gepauzeerd omdat je team het behandelt, met de knop Hervatten

Afspraken per vervoerder, één keer vastgelegd

Vraagt de ene vervoerder bij schade altijd foto's van de verpakking en wil de andere eerst een paar dagen wachten bij een vermist pakket, leg die afspraken dan per soort onderzoek vast bij het vervoerderscontact. Zo hoeft je team ze niet te onthouden. AI-support houdt zich eraan, ook bij herinneringen en termijnen.

Onderzoeksvoorwaarden vastleggen

Toewijzen en snoozen

Wijs een ticket toe aan de collega die het uitzoekt, voer met de vervoerder een apart gesprek in hetzelfde ticket, of snooze het ticket om later op te pakken.

Een concept als het niet zeker is

Kan AI-support een bericht niet versturen, bijvoorbeeld omdat er nog bewijs ontbreekt, dan staat het klaar als concept met de reden erbij. Je team leest het, past het zo nodig aan en verstuurt het.

Veelgestelde vragen over support en AI‑support

Vragen over zendingen en retouren, van een vermist of beschadigd pakket tot de status van een retour.

Vragen over andere onderwerpen, zoals prijzen of facturen, laat AI-support aan je team. Moet iemand in het magazijn iets nakijken, dan draagt AI-support het onderzoek over met een notitie over wat er al bekend is.

Handel klantvragen af met PackCloud

Probeer 14 dagen gratis, of vraag een demo aan en we laten zien hoe het in jouw magazijn werkt.