AI-support inrichten
Stel mailboxen, vervoerderscontacten en onderzoeksvoorwaarden in voor AI-support bij zendingsproblemen.
AI-support helpt fulfilmentcenters bij vragen over beschadigde, vermiste of vertraagde zendingen. Ze zoekt de zending erbij, verzamelt de benodigde informatie en volgt het onderzoek op. Ze kan ook statusvragen over retouren beantwoorden met de retour- en ontvangstgegevens. Je team houdt zo tijd over voor vragen die een collega zelf moet uitzoeken.
AI-support en supporttickets moeten voor je organisatie worden ingeschakeld. Neem contact op met support of je customer success manager als je AI-support wilt gebruiken.
Richt dit in vanuit Kantoor van de bedrijfseenheid die het verzendcontract beheert. Vraag de vervoerder naar het contactadres, de vereiste bewijsstukken en de termijnen voor ieder soort onderzoek.
Een supportmailbox instellen
- Open Kantoor > Instellingen > Supportmailboxen en kies Aanmaken.
- Vul een herkenbare Naam in. Gebruik bij Doorstuuradres je eigen supportadres als je dat wilt gebruiken voor e-mailcontact. Laat Alleen intern uit voor klant- en vervoerdercontact.
- Kies Aanmaken en kopieer het Inkomend adres uit het mailboxoverzicht.
- Laat de beheerder van je e-mailomgeving berichten van je eigen supportadres doorsturen naar dit inkomende adres. Zie E-mail doorsturen vanuit Google Workspace of E-mail doorsturen vanuit Microsoft 365.
Zo komen reacties in de tickets terecht. Het ingevulde doorstuuradres wordt ook gebruikt als afzender- en antwoordadres. Verifieer het domein van dat adres, zodat je antwoorden betrouwbaar aankomen.
De standaardinbox en taal kiezen
Open Kantoor > Instellingen > AI en automatisering. Kies de Standaardinbox voor nieuwe onderzoeken en de Standaardtaal. Kies Opslaan.
Leg ook de contactpersonen van je klanten vast. Contactpersonen met de rol Klantenservice worden gebruikt voor het opvragen van informatie bij de klant.
Een vervoerderscontact instellen
- Open Kantoor > Instellingen > Vervoerderscontacten en kies Aanmaken.
- Vul de Naam, E-mail en Taal van het contact in.
- Selecteer bij Verzenddiensten de diensten waarvoor dit contact onderzoeken behandelt.
- Zet Nieuwe onderzoeken accepteren aan.
Benader je deze vervoerder via een eigen portaal of telefoon? Laat E-mail leeg. AI-support verzamelt dan de informatie en bewijsstukken, waarna je team de vervoerder zelf benadert.
Geef bij de vervoerder je eigen supportadres op als contactadres. Mails van de vervoerder komen dan als ticket bij de zending binnen, ook als de ontvanger het onderzoek zelf is gestart.
Onderzoeksvoorwaarden vastleggen
Schakel onder Onderzoeksvoorwaarden de onderzoeken in die je bij dit contact kunt starten:
- Beschadigd;
- Niet ontvangen door ontvanger;
- Verloren door vervoerder;
- Vastgelopen tijdens vervoer;
- Te late bezorging;
- Adreswijziging;
- Onverwachte retourzending.
Kies bij ieder ingeschakeld type Vereisten en neem de afspraken met de vervoerder over:
| Instelling | Wat leg je vast? |
|---|---|
| Vereiste documenten | Het bewijs dat nodig is, zoals een factuur, schadefoto's of een verklaring van niet-ontvangst. |
| Toegestane trackingstatussen | Bij welke verzendstatussen dit onderzoek mag beginnen. |
| Minimum aantal dagen na verzending | De wachttijd vanaf de gekozen verzend- of bezorgdatum. Bij een vastgelopen zending telt de tijd sinds de laatste trackinggebeurtenis, of de verzenddatum als er nog geen tracking is. |
| Deadline in dagen en Termijn begint op | De uiterste termijn vanaf de verzend- of bezorgdatum. |
| Herinneringen en Maximum aantal herinneringen | Wanneer AI-support om een reactie vraagt en hoe vaak. |
| Instructies van de vervoerder | Aanvullende afspraken voor dit soort onderzoek. |
Kies Toepassen om terug te gaan naar het contact en daarna Opslaan om het contact en alle voorwaarden te bewaren.
Standaardantwoorden toevoegen
Open Kantoor > Instellingen > Standaardantwoorden en kies Aanmaken. Geef het antwoord een herkenbare Naam, schrijf het Bericht en voeg eventueel een Onderwerp toe. Onder Vertaling > Toevoegen kun je andere talen opnemen.
Met Variabele invoegen voeg je bijvoorbeeld de klantnaam, zendingreferentie of trackingcode toe. Kies Opslaan. Je team kan de antwoorden tijdens het reageren invoegen en aanpassen; AI-support kan ze gebruiken bij het opstellen van berichten.
Lees Een zendingsonderzoek starten en volgen voor de dagelijkse werkwijze. Wil je ook creditaanvragen laten goedkeuren? Stel daarvoor het creditbeleid in.