Een fulfilmentklant aanmaken en inrichten
Maak een fulfilmentklant aan en koppel de juiste magazijnen, diensten, verzendproducten, prijslijsten en facturatiegegevens.
Een nieuwe fulfilmentklant krijgt in PackCloud een eigen omgeving in Kantoor. In Bedrijfsbeheer bepaal je daarna waar je voor de klant werkt, wat je rekent en waar de facturen heen gaan.
Richt de fulfillmentdiensten, verzendproducten en eventuele prijslijsten eerst in, zodat je ze hier alleen nog koppelt. Houd de factuurgegevens van de klant bij de hand, met land en BTW-nummer.
De klant aanmaken
Open Bedrijfsbeheer > Klanten en kies Aanmaken. Vul de naam van de klant in en bij Gegevens van de bedrijfseigenaar de naam, het e-mailadres en de taal van de persoon die het account beheert. Die persoon krijgt een uitnodiging per e-mail om in te loggen.
Diensten en afspraken koppelen
Open de klant en kies bij elk onderdeel de knop Koppelen. Je koppelt één item tegelijk, dus herhaal dit voor elk magazijn, elke dienst en elk verzendproduct.
| Onderdeel | Wat de koppeling doet |
|---|---|
| Magazijnen | Bepaalt in welke magazijnen je voor deze klant werkt. |
| Fulfillmentdiensten | PackCloud telt alleen werk van gekoppelde diensten, zoals inslag, orderverwerking of opslag. |
| Verzendproducten | Bepaalt met welke verzendmogelijkheden de klant kan verzenden. Ontvang je ook retouren, koppel dan een verzendproduct met retourmethoden, zodat de klant retourlabels kan maken. |
| Prijslijsten | Geeft de klant de tarieven uit die lijst. Welke prijs voorgaat, lees je in Hoe worden prijzen bepaald?. |
Een prijslijst verandert alleen de prijs. Koppel daarom ook de fulfillmentdiensten en verzendproducten uit die lijst; anders telt PackCloud het werk niet of kan de klant er niet mee verzenden.
Spreek je met één klant een eigen tarief af, open dan de gekoppelde dienst of het verzendproduct in het klantdetail en leg daar een klantspecifiek tarief of inbegrepen aantal vast.
Factuurcontacten instellen
Elke bedrijfseenheid stuurt de klant een eigen factuur. Maak daarom een factuurcontact voor elke bedrijfseenheid met een magazijn waarin je voor deze klant werkt.
- Kies in het klantdetail bij Factuurcontacten de knop Aanmaken, of open een bestaande rij.
- Kies de Bedrijfseenheid.
- Kies alleen een Facturatieprofiel als deze klant een andere factuurcyclus heeft dan de bedrijfseenheid; zie Een afwijkende cyclus voor een klant.
- Vul het adres en de contactgegevens in, met het land en het BTW-nummer. Het land en het BTW-nummer bepalen welke BTW-regel geldt.
Ontbreekt het land of een BTW-nummer dat de BTW-regel vraagt, dan komen de kosten onder Facturatie > Aandacht nodig. Zodra je het aanvult, controleert PackCloud die kosten automatisch opnieuw.
Contactpersonen vastleggen
Leg vast wie je bij de klant kunt benaderen. AI-support vraagt bij een zendingsonderzoek ontbrekende informatie op bij contactpersonen met de rol Klantenservice.
- Open de klant en kies bij Contactpersonen de knop Toevoegen.
- Vul de naam en het e-mailadres in, of kies Een bestaande gebruiker koppelen om die van een gebruiker van de klant over te nemen. Daarvoor heb je ook het recht Ondersteuning nodig.
- Kies een of meer Zakelijke rollen: Management, Klantenservice, Financiën of Logistiek.
- Laat Ingeschakeld aan zolang de contactpersoon benaderd mag worden.
De accountnaam wijzigen
De Accountnaam is de naam waaronder je de klant in PackCloud terugvindt; de bedrijfsnaam op de factuur staat apart in het factuurcontact. Je wijzigt de accountnaam in een bestaand factuurcontact onder Platformaccount. Dat kan alleen voor klanten die uitsluitend aan jouw fulfilmentbedrijf gekoppeld zijn, en je hebt er de rechten Klanten en Facturatie voor nodig.