Een fulfillmentdienst aanmaken en koppelen

Richt een fulfillmentdienst met facturatieregels en prijzen in en koppel deze aan de juiste klanten.

Met een fulfillmentdienst leg je vast hoe je werkzaamheden aan klanten doorberekent. Richt eerst de dienst, facturatieregels en prijzen in. Koppel de dienst daarna expliciet aan de klanten waarvoor deze geldt. Alleen een prijslijst koppelen activeert de dienst niet.

Lees Fulfillmenttarieven en diensten begrijpen als je eerst wilt weten hoe diensten, regels en prijzen samenhangen.

Voordat je begint

Houd de afgesproken tarieven en werkzaamheden bij de hand. Vraag zo nodig de financiële beheerder naar het BTW-profiel en grootboek. Je hebt het volgende nodig:

een herkenbare naam voor de dienst;
de juiste categorie en het juiste magazijn;
de facturatie-eenheid en eventuele voorwaarden per regel;
de factuurregelnaam, het BTW-profiel en eventueel het grootboek;
eventuele inbegrepen aantallen, frequenties, staffels en een minimum;
de basisprijs en de ingangsdatum daarvan;
de klanten waarvoor de dienst moet gelden.

Kies bij het aanmaken de categorie en het magazijn. Deze kun je later niet wijzigen.

De fulfillmentdienst aanmaken

Open Bedrijfsbeheer > Prijzen > Fulfillmenttarieven.
Start het aanmaken van een fulfillmentdienst.
Vul een naam in waaraan je de werkzaamheden later gemakkelijk herkent.
Kies de categorie die bij de werkzaamheden hoort.
Kies het magazijn waar de dienst wordt uitgevoerd.
Sla de dienst op.

De dienst bestaat nu, maar is nog niet klaar voor gebruik. Voeg eerst de facturatieregels en prijzen toe.

Facturatieregels toevoegen

Een facturatieregel bepaalt welke werkzaamheden PackCloud telt en hoe die op de factuur komen. Voeg voor iedere afzonderlijk te berekenen situatie een regel toe.

Open de nieuwe fulfillmentdienst en voeg een facturatieregel toe.
Kies de facturatie-eenheid waarmee PackCloud de werkzaamheden telt.
Voeg voorwaarden toe als de regel alleen in bepaalde situaties moet gelden.
Vul de factuurregelnaam in. Gebruik een omschrijving die de klant op de factuur herkent.
Kies het juiste BTW-profiel.
Kies zo nodig het grootboek voor de financiële verwerking.
Stel een inbegrepen aantal en de bijbehorende frequentie in als een deel van de werkzaamheden niet apart moet worden berekend.
Voeg waar nodig staffels en een minimum toe.
Sla de regel op.

Herhaal dit voor alle werkzaamheden die bij de dienst horen. Controleer vooral of voorwaarden elkaar niet onbedoeld overlappen en of iedere regel de juiste facturatie-eenheid gebruikt.

De basisprijs toevoegen

Voeg bij de dienst een basisprijs toe.
Vul het bedrag in.
Kies de ingangsdatum waarop de prijs moet gaan gelden.
Sla de prijs op.

Controleer de ingangsdatum zorgvuldig. Deze bepaalt vanaf wanneer de prijs bij de dienst hoort.

De dienst aan klanten koppelen

Koppel de volledig ingerichte dienst expliciet aan iedere klant waarvoor je de werkzaamheden wilt berekenen.

Open de klantkoppelingen van de fulfillmentdienst.
Selecteer de klanten waarvoor de dienst geldt.
Controleer de selectie en sla de koppelingen op.

Koppel de klant zowel aan de prijslijst als aan de fulfillmentdienst.

De inrichting controleren

Controleer na het opslaan:

of naam, categorie en magazijn juist zijn;
of iedere regel de juiste facturatie-eenheid en voorwaarden heeft;
of factuurregelnaam, BTW-profiel en eventueel grootboek kloppen;
of inbegrepen aantallen, frequenties, staffels en minima goed zijn ingesteld;
of de basisprijs het juiste bedrag en de juiste ingangsdatum heeft;
of alle bedoelde klanten expliciet aan de dienst zijn gekoppeld;
of er geen klanten zijn gekoppeld waarvoor de dienst niet geldt.

De dienst is ingericht wanneer de regels en prijzen compleet zijn en alle juiste klanten een directe koppeling hebben.

Een bestaande dienst dupliceren

Gebruik dupliceren wanneer een nieuwe dienst grotendeels dezelfde opbouw heeft. PackCloud kopieert de structuur en regellogica van de dienst. De prijzen, klantkoppelingen en klantspecifieke inbegrepen aantallen worden niet overgenomen.

Controleer daarom na het dupliceren opnieuw de categorie en het magazijn. Voeg daarna de prijzen met ingangsdatum toe, koppel de juiste klanten en stel eventuele klantspecifieke inbegrepen aantallen opnieuw in.