Fulfillmenttarieven en diensten begrijpen

Met fulfillmenttarieven leg je vast welke werkzaamheden je fulfilmentcenter factureert. Een dienst is daarbij alleen de kapstok. De tariefregels binnen die dienst bepalen wat PackCloud telt, wanneer een regel geldt en hoe het bedrag op de factuur wordt opgebouwd.

De samenhang is:

fulfillment service → tariefregels → prijzen en klantkoppelingen

Deze opbouw is belangrijk. Een prijs zonder passende tariefregel kan geen kosten opleveren. Een volledig ingerichte dienst wordt pas voor een klant gebruikt wanneer de benodigde koppelingen bestaan.

Wat legt ieder onderdeel vast?

Fulfillment service

Een fulfillment service groepeert werkzaamheden die bij elkaar horen, bijvoorbeeld het verwerken van uitgaande leveringen of het opslaan van voorraad. De categorie bepaalt voor welk soort werk de dienst bedoeld is en welke facturatie-eenheden daarbij passen.

Tariefregels

Een dienst bevat één of meer tariefregels. Iedere regel beschrijft een afzonderlijk onderdeel van de prijsafspraak, zoals een bedrag per levering, per orderregel of per verwerkt item.

Een tariefregel kan onder meer vastleggen:

• welke facturatie-eenheid wordt geteld;
• onder welke voorwaarden de regel geldt;
• hoeveel eenheden zijn inbegrepen;
• of een staffel wordt gebruikt;
• of een minimumbedrag per afzonderlijke verwerking geldt;
• welke omschrijving en welk btw-profiel op de factuurregel komen.

Meerdere tariefregels binnen dezelfde dienst kunnen tegelijk passen. PackCloud kiest dan niet automatisch één regel als winnaar: de passende regels kunnen naast elkaar worden berekend en dus stapelen. Een levering kan bijvoorbeeld zowel een bedrag per levering, per regel als per item opleveren.

Prijzen en koppelingen

De tariefregel bepaalt wat wordt geteld; de prijs bepaalt het bedrag per getelde eenheid. Een prijs kan rechtstreeks voor een klant gelden, uit een gekoppelde prijslijst komen of als algemene lijstprijs bij de regel zijn vastgelegd.

PackCloud zoekt de prijs in deze volgorde:

1. een rechtstreeks voor de klant vastgelegde prijs;
2. de laagste geldige prijs uit de prijslijsten die aan de klant zijn gekoppeld;
3. de algemene lijstprijs van de tariefregel of staffel.

De prijs moet geldig zijn op de datum waarop de kosten worden bepaald. Lees Hoe prijzen worden bepaald voor meer uitleg over deze volgorde en de geldigheidsdatums.

Een prijslijst aan een klant koppelen is niet genoeg. De fulfillment service zelf moet ook aan die klant zijn gekoppeld. Alleen dan kan PackCloud de tariefregels van de dienst voor het werk van die klant gebruiken.

Welke categorie past bij het werk?

Een regel telt de afzonderlijke regels in de levering, ontvangst of retour. Een product telt verschillende producten. Een item telt de werkelijke aantallen. Drie stuks van hetzelfde product op één regel kunnen daardoor één regel, één product en drie items zijn. Gebruik alleen de eenheden die bij de commerciële afspraak horen.

Hoe werken inbegrepen aantallen?

Met een inbegrepen aantal maak je een eerste deel van de getelde hoeveelheid kosteloos. PackCloud trekt dit aantal af voordat de prijs wordt toegepast. Leg ook vast op welke eenheid het inbegrepen aantal betrekking heeft.

Bij een regel per item met twee inbegrepen items worden bij zeven verwerkte items dus vijf items berekend. Een klantspecifiek inbegrepen aantal kan de standaardinstelling van de tariefregel vervangen. Zo kan dezelfde dienst voor verschillende klanten een andere afspraak gebruiken.

Een inbegrepen aantal verandert niet welke regels passen. Andere passende regels binnen de dienst kunnen nog steeds apart worden berekend.

Hoe werken staffels?

Een staffel verdeelt één tariefregel in varianten. De voorwaarden van de staffel bepalen welke variant bij de verwerking past. Iedere variant kan een eigen factuuromschrijving en prijs hebben.

Gebruik een staffel wanneer dezelfde handeling afhankelijk van de situatie een ander bedrag heeft. Denk aan een ander tarief voor kleine en grote leveringen. Binnen die tariefregel wordt de passende staffel gebruikt. Andere passende tariefregels in dezelfde dienst blijven daarnaast gelden.

Een staffel heeft, net als een gewone tariefregel, een prijs nodig. De prijsvolgorde voor de klant blijft hetzelfde: rechtstreeks klanttarief, gekoppelde prijslijst en daarna de algemene lijstprijs.

Hoe wordt voorraad over een periode bepaald?

Voorraadkosten zijn gebaseerd op bezette voorraadlocaties. PackCloud legt hiervoor dagelijks een meetmoment vast. Voor een wekelijkse of maandelijkse facturatieperiode gebruikt PackCloud het gemiddelde van de dagelijkse meetmomenten.

Zijn in drie opeenvolgende dagelijkse meetmomenten 8, 10 en 12 locaties bezet, dan is het gemiddelde voor die dagen 10 bezette locaties. Dagen met meer of minder bezette locaties wegen zo mee in de hoeveelheid voor de hele periode.

Wat is het verschil tussen twee soorten minimum?

Een minimum kan op één verwerking of op een hele facturatieperiode gelden:

• Een resourceminimum geldt per afzonderlijke levering, goederenontvangst of retourontvangst. Blijft de som van de daarvoor berekende regels onder het minimum, dan wordt die verwerking tot het afgesproken minimum aangevuld.
• Minimumfacturatie geldt over de volledige facturatieperiode. PackCloud vergelijkt het afgesproken periodeminimum met de kosten die in die periode meetellen en vult alleen het verschil aan.

Een resourceminimum kan daardoor meerdere keren in één periode worden toegepast, omdat iedere verwerking apart wordt bekeken. Een periodeminimum wordt één keer over de afgesproken periode beoordeeld. Een vaste vergoeding staat hier los van: die wordt altijd als vast bedrag voor de periode berekend.

Welk btw-profiel wordt gebruikt?

Het btw-profiel leg je vast op de tariefregel. Dat profiel bepaalt hoe de kosten van die regel op de klantfactuur worden belast. Leg het profiel daarom vast op de regel die de kosten veroorzaakt, ook wanneer meerdere regels binnen één fulfillment service hetzelfde profiel gebruiken.

Bij staffels blijft de tariefregel het uitgangspunt voor het btw-profiel. De staffel bepaalt de passende prijsvariant, niet een afzonderlijke btw-afspraak.

Voorbeeld 1: meerdere regels voor één levering

Een uitgaande dienst bevat deze afspraken:

• € 0,75 per levering;
• € 0,30 per regel;
• € 0,10 per item, met twee items inbegrepen;
• een resourceminimum van € 2,50 per levering.

Een levering heeft drie regels en zeven items. Alle drie de tariefregels passen:

Omdat € 2,15 onder het resourceminimum ligt, wordt voor deze levering € 2,50 berekend. Bij de volgende levering wordt hetzelfde minimum opnieuw afzonderlijk beoordeeld.

Voorbeeld 2: voorraad en een periodeminimum

Een klant heeft in een periode dagelijks wisselend 8, 10 of 12 voorraadlocaties bezet. Het gemiddelde van alle dagelijkse meetmomenten is 10. PackCloud gebruikt daarom 10 bezette locaties als hoeveelheid voor de voorraadregel van die periode en past daarop de geldige klantprijs toe.

Na alle voorraad-, inslag-, uitgaande en retourkosten komt het totaal voor de periode op € 920. Voor de klant geldt een periodeminimum van € 1.000. De minimumfacturatie vult dan € 80 aan. Een eventuele vaste vergoeding wordt volgens de afzonderlijke vaste tariefregel berekend.

Zo blijven de drie vragen gescheiden: welke tariefregels passen, welke hoeveelheid hoort bij iedere regel en welke geldige prijs geldt voor de klant.