Credits aanvragen en goedkeuren

Gebruik een credit voor een afgesproken korting of compensatie, bijvoorbeeld na een verzendprobleem. Een aanvraag legt de reden en het bedrag vast; na goedkeuring wordt het credit op de lopende conceptfactuur van de klant verwerkt.

Zijn kosten door een verkeerde instelling berekend? Herstel de instelling en herbereken de kosten. Dit kan ook nadat de factuur is verzonden.

Een collega met het recht Financiebeheer of Volledige toegang beheert en keurt credits goed in Bedrijfsbeheer > Facturatie > Credits. Met het recht Ondersteuning kun je vanuit een supportticket een aanvraag indienen. Laat de financieel beheerder eerst het creditbeleid instellen.

Een credit aanvragen

Werk je aan een supportticket? Kies daar Credits > Aanvragen. Vanuit Bedrijfsbeheer open je Facturatie > Credits > Aanmaken en selecteer je de klant.

1. Kies het Type: Korting, Compensatie, Correctie of Claim.
2. Vul de Reden in, zodat duidelijk is waarom de klant dit bedrag ontvangt.
3. Koppel zo nodig de betreffende zending. In Bedrijfsbeheer kun je ook een Fulfilment koppelen.
4. Vul bij Kosten het bedrag in dat je op een bestaande kostenpost wilt crediteren. Gebruik Overige regels voor een bedrag met een eigen omschrijving.
5. Kies Opslaan.

Bij iedere kostenpost zie je hoeveel je nog kunt crediteren. Staat die nog niet op een factuur, dan wacht de verwerking van het credit totdat de kostenpost is gefactureerd.

Goedkeuren of afwijzen

1. Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Credits en selecteer de aanvraag.
2. Controleer de klant, reden, regels en het aangevraagde bedrag.
3. Kies Goedkeuren onder Goedkeuren voor de klant, of Credit afwijzen als de klant het bedrag niet hoort te ontvangen.

Een credit met regels wordt voor het volledige bedrag van die regels goedgekeurd. Bij een aanvraag zonder regels kun je het bedrag voor goedkeuring aanpassen.

Controleer daarna de gekoppelde factuur en Geboekt. Meldt het scherm dat de verwerking wacht? Lees de reden en vul de ontbrekende financiële instellingen aan, of wacht totdat de oorspronkelijke kosten op een factuur staan.

Een vergoeding van de vervoerder registreren

Heeft de vervoerder bij een onderzoek een vergoeding toegezegd? In het bijbehorende Claim-credit houd je de vergoeding van de vervoerder en het credit voor de klant afzonderlijk bij. Een toezegging betekent dus nog niet dat het bedrag is ontvangen.

Open de goedgekeurde claim en kies Ontvangst van vervoerder registreren. Vul het ontvangen Bedrag en een herkenbare Referentie in en kies Opslaan.

Staat de vergoeding op een vervoerdersfactuur? Kies Factuurkosten van vervoerder koppelen en selecteer de kostenpost. Met een positief bedrag registreer je de ontvangst; met nul koppel je alleen het factuurbewijs. Onder Ontvangen van vervoerder en Openstaand bij vervoerder zie je wat nog te ontvangen is.

Een goedgekeurd credit terugdraaien

Open het credit, kies Credit terugdraaien en geef de Reden op. Een credit op een nog niet verzonden factuur wordt verwijderd. Was de factuur al verzonden, dan wordt het bedrag op de volgende factuur teruggeboekt.

Creditbeleid instellen

Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Credits > Beleid beheren. Kies de Soort credit en stel het beleid per soort in.

Kies Opslaan voordat je naar een andere soort credit gaat. Zonder automatische goedkeuring beoordeelt een collega de aanvragen.

Lees Een facturatieronde controleren en verzenden om de credits op de klantfacturen te controleren.