Kosten voorbereiden en controleren
Bereid factureerbare kosten voor en controleer welke kosten gereed zijn of nog aandacht nodig hebben.
Voordat je een klantfactuur maakt, bereid je de factureerbare kosten voor. Met de standaardkeuze Eerst controleren blijven de gevonden kosten buiten een conceptfactuur. Zo kun je eerst de bedragen, perioden en statussen controleren.
Lees Van kosten naar klantfactuur voor een overzicht van de volledige facturatiecyclus.
Kosten voorbereiden
- Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Kosten. De pagina Factuurkosten wordt geopend.
- Kies Kosten voorbereiden.
- Kies onder Bereik de Bedrijfseenheid waarvoor je kosten wilt voorbereiden.
- Kies bij Klant één klant of laat Alle klanten staan.
- Vul Periode start en Periode einde in.
- Kies onder Voorbereiding eventueel een Resourcetype. Laat Alle resourcetypes staan als je de kosten voor alle soorten activiteiten wilt voorbereiden.
- Laat Projectiemodus op Eerst controleren staan wanneer je de kosten eerst in de lijst wilt beoordelen.
- Kies Kosten voorbereiden.
PackCloud zet de voorbereiding in de wachtrij. Open daarna Bedrijfsbeheer > Facturatie > Kosten opnieuw en controleer de bijgewerkte lijst. Met Eerst controleren krijgen verwerkte kosten de status Gereed of Geblokkeerd. Ze worden nog niet aan een conceptfactuur toegevoegd.
De kostenlijst controleren
Gebruik filters om de voorbereide kosten terug te vinden. Je kunt onder meer filteren op:
- Bedrijfseenheid en Klant;
- Status, Herkomst en Prijsmodus;
- Probleemcode en Resourcetype;
- Kostendatum, Periode start en Periode einde.
Controleer in de lijst minimaal de Omschrijving, Resource, Status, Klant, Kostendatum, Aantal en Prijs. Klik op een kostenpost voor meer details. Onder Samenvatting kostenpost vind je ook de Periode, Stukprijs, Totale waarde, het BTW-profiel en de Grootboekrekening. Onder Gerelateerde bron staan het resourcetype en de referentie waarop de kosten zijn gebaseerd.
Controlechecklist
Controleer voordat je conceptfacturen maakt:
- of de juiste bedrijfseenheid, klant en periode zijn verwerkt;
- of de verwachte kostenposten aanwezig zijn;
- of aantallen, stukprijzen en totale waarden kloppen;
- of het BTW-profiel en de grootboekrekening passen bij de kostenpost;
- of alle gewenste kosten Gereed zijn;
- welke kosten Geblokkeerd zijn en nog aandacht nodig hebben.
Vervolgstap
Los geblokkeerde kosten eerst op. Zijn de gewenste kosten Gereed en klopt je controle? Ga dan verder met het maken van conceptfacturen.