Kosten controleren en problemen oplossen

Controleer berekende kosten, herstel ontbrekende gegevens en pas gewijzigde afspraken toe op al berekende kosten.

Kosten met een probleem blijven buiten de factuur. Los ze daarom tijdens de periode op, niet pas op de dag dat je factureert: dan staat de factuur compleet klaar zodra de periode voorbij is.

Kosten met een probleem oplossen

Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Aandacht nodig. Bij elke kostenpost staat wat er ontbreekt en welke actie het oplost, bijvoorbeeld een prijs toevoegen, het land of BTW-nummer in het factuurcontact aanvullen of de BTW-inrichting herstellen.

Na een ontbrekende prijs of ontbrekende factuurgegevens controleert PackCloud de betrokken kosten automatisch opnieuw. Na andere wijzigingen, zoals een aangepast BTW-profiel, laat je ze zelf opnieuw controleren.

Gaat het om doorberekende vervoerderskosten? Dan los je het op bij de vervoerdersfactuur; zie Een vervoerdersfactuur uploaden en controleren.

Een kostenpost nakijken

Klopt een bedrag niet met wat je verwacht? Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Alle kosten, filter op klant of periode en open de kostenpost. Je ziet de hoeveelheid, Prijs per stuk, het BTW-profiel en de Grootboekrekening, en via de bron het werk dat is berekend. Waar de prijs vandaan komt, lees je in Een onverwachte prijs uitzoeken.

Gewijzigde afspraken opnieuw toepassen

Heb je een prijs, BTW-regel of factuurgegevens aangepast nadat de kosten al waren berekend? Die kosten houden hun oude bedrag tot je ze opnieuw laat controleren.

  1. Kies Kosten opnieuw controleren bij Alle kosten of in de Facturatieronde.
  2. Kies de bedrijfseenheid en de Periode waarin de wijziging geldt.
  3. Beperk het zo nodig tot één Klant of één soort werk bij Gefactureerd voor.

Dit werkt ook voor kosten op een verzonden factuur; het verschil komt dan op de volgende factuur.

Een losse kostenpost toevoegen

Voor een afgesproken bedrag dat niet uit het gewone werk volgt, zoals een eenmalige projectvergoeding, kies je Handmatige kostenpost maken bij Alle kosten. Vul de klant, omschrijving, hoeveelheid, prijs, kostendatum en facturatieperiode in, met de bedrijfseenheid, het BTW-profiel en eventueel de grootboekrekening. Komt hetzelfde werk vaker terug, richt er dan een fulfillmentdienst voor in, zodat PackCloud het zelf telt.