Een vervoerdersfactuur uploaden en controleren
Koppel vervoerderskosten aan zendingen en klanten en controleer welke kosten nog aandacht nodig hebben.
Een vervoerder factureert vaak achteraf toeslagen die je niet vooraf kende, zoals een correctie op gewicht of een eilandtoeslag. Upload je die factuur, dan koppelt PackCloud elke regel aan de zending en de klant. Zo zie je de echte marge per zending en kun je toeslagen doorberekenen.
Voordat je begint
Vraag de vervoerder om de factuur als CSV- of XLSX-bestand. Voor elk bestandsformaat is één keer een sjabloon nodig onder Bedrijfsbeheer > Instellingen > Sjablonen voor vervoerdersfacturen, ingericht door een collega met het recht Financiebeheer. Het sjabloon beschrijft welke kolommen wat bevatten en of PackCloud de regels koppelt op de colli-barcode of op de trackingcode.
Een collo is één pakket van een zending, met een eigen barcode. Een zending met drie dozen heeft drie colli, en een vervoerder factureert vaak per collo.
De factuur uploaden
Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Vervoerdersfacturen, kies Upload, selecteer het Sjabloon en het bestand en kies Upload. Mislukt de verwerking, dan lees je op de detailpagina de reden, zodat je het bestand of het sjabloon kunt herstellen.
De koppelingen bekijken
Bovenaan zie je de totale Vervoerderskosten en hoeveel regels aan een zending zijn gekoppeld. Onder Regels heeft elke regel een status:
| Status | Betekenis | Wat doe je? |
|---|---|---|
| Gekoppeld | De regel hoort bij één collo of zending. | Niets. |
| Niet gekoppeld | PackCloud vond geen collo of zending van je klanten met deze code. | Kijk of de zending buiten PackCloud is gemaakt, of dat het sjabloon op de verkeerde kolom koppelt. |
| Dubbelzinnig | De code hoort bij meer dan één collo of zending. PackCloud kiest er dan geen, zodat de kosten niet bij de verkeerde klant komen. | Je kunt zo'n regel in Bedrijfsbeheer niet zelf koppelen. Neem contact op met PackCloud-support. |
| Uitgesloten | Het sjabloon laat deze regel buiten de verwerking. | Niets. |
Regels die niet gekoppeld of dubbelzinnig zijn, tellen mee in het totaal van de factuur, maar niet bij een zending of klant.
Kosten die aandacht nodig hebben oplossen
Een vervoerdersfactuur bevat per regel een of meer kostenposten, zoals de basisvracht en een toeslag. Een kostenmapping legt per soort kostenpost van de vervoerder vast hoe je ermee omgaat: of je die kosten doorberekent, tegen welke prijs, en met welk BTW-profiel en welke grootboekrekening. Komt er een soort kosten voorbij zonder mapping, dan staat de regel onder Aandacht nodig.
- Kies bij de kostenpost Mapping aanmaken, of Mapping bewerken als de bestaande niet klopt. Daarvoor heb je het recht Financiebeheer nodig.
- Kies onder Doorbelasting aan klant of je deze kosten doorberekent. Zet Deze kosten doorberekenen aan de klant uit voor kosten die je zelf draagt; ze tellen dan wel mee in de vervoerderskosten en de marge.
- Kies bij doorberekenen de Prijsgrondslag:
- Vervoerderskosten als je de toeslag doorberekent zoals de vervoerder die rekent, eventueel met een opslag;
- Basisprijzen van verzendproducten als je je eigen verzendtarief wilt rekenen;
- Vast bedrag als je met de klant een vaste prijs voor deze kosten hebt afgesproken.
- Kies Opnieuw verwerken op de vervoerdersfactuur. Een gewijzigde mapping geldt anders alleen voor facturen die je daarna uploadt.
Kijk daarna in de facturatieronde of de doorberekende kosten bij de juiste klanten staan.