Een vervoerdersfactuur uploaden en controleren

Upload een vervoerdersfactuur om de kostenregels aan de juiste zendingen en klanten te koppelen. Na de upload verwerkt PackCloud het bestand op de achtergrond. Daarna controleer je welke regels goed zijn gekoppeld en welke regels nog aandacht nodig hebben.

Voordat je begint

• Vraag de vervoerder om het factuurbestand in CSV- of XLSX-formaat voor de juiste periode.
• Laat een collega met Financiebeheer onder Bedrijfsbeheer > Instellingen > Vervoerdersfactuurschema's een passend schema inrichten en activeren. Op het uploadscherm kies je dit bij Template.
• Kies in het schema of je factuurregels op barcode of Trackingcode wilt koppelen. Stel bij trackingcodes de juiste Trackingcodekolom in.
• Laat een gebruiker met Financiebeheer helpen als je vanuit de factuur een kostenmapping moet maken.

Controleer of de kolommen en kopregel van het bestand aansluiten op het gekozen schema.

De vervoerdersfactuur uploaden

1. Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Vervoerdersfacturen.
2. Kies Upload.
3. Selecteer bij Template het actieve schema dat bij het bestand hoort.
4. Kies bij Bestand het CSV- of XLSX-bestand.
5. Kies Upload.

PackCloud opent de vervoerdersfactuur en verwerkt deze op de achtergrond. De pagina wordt tijdens de verwerking automatisch vernieuwd.

De verwerkingsstatus volgen

De status in Samenvatting laat zien hoever de verwerking is:

• In wachtrij: het bestand wacht op verwerking.
• Wordt verwerkt: PackCloud leest de regels en probeert ze te koppelen.
• Verwerkt: de verwerking is afgerond zonder punten die controle nodig hebben.
• Verwerkt, controle vereist: de verwerking is afgerond, maar één of meer regels of kostenposten vragen nog aandacht.
• Mislukt: de verwerking kon niet worden afgerond. Bekijk de foutreden in de samenvatting voordat je het bestand of schema corrigeert.

Wacht bij In wachtrij of Wordt verwerkt tot een eindstatus verschijnt.

De aantallen en regels controleren

Controleer in Samenvatting de aantallen bij Verwerkte regels, Gematchte regels en Reviewregels. Open daarna Regels en gebruik het statusfilter om de uitkomst per regel te controleren:

• Gematcht (Matched): PackCloud heeft precies één passend colli of één passende zending gevonden.
• Niet gematcht (Unmatched): PackCloud heeft geen passend colli of passende zending gevonden, bijvoorbeeld doordat de gekozen barcode of trackingcode ontbreekt of niet bekend is.
• Dubbelzinnig (Ambiguous): dezelfde barcode of trackingcode levert meerdere mogelijke colli of zendingen op. De regel kan daardoor niet eenduidig worden gekoppeld.
• Uitgesloten (Excluded): een filter in het vervoerdersfactuurschema heeft de regel bewust buiten de verwerking gehouden.

Open een regel om de gekoppelde Zending, Klant, Metingen en Vervoerderskostenposten te bekijken. Controleer daar ook de gemelde reden wanneer een regel aandacht nodig heeft.

Onderdelen onder Actie vereist oplossen

1. Open Actie vereist.
2. Lees bij Probleem waarom de regel of kostenpost aandacht nodig heeft.
3. Kies Mapping aanmaken wanneer voor een kostenpost nog geen kostenmapping bestaat.
4. Vul de mapping in en maak deze aan.
5. Kies daarna Factuur herverwerken.
6. Wacht opnieuw tot de verwerking is afgerond.
7. Controleer Samenvatting, Regels en Actie vereist opnieuw.

Kies na het aanpassen van de kostenmapping Factuur herverwerken om de mapping op deze factuur toe te passen.