Van kosten naar een klantfactuur
Begrijp hoe factureerbare activiteiten kostenposten worden en via een conceptfactuur eindigen op een open en betaalde klantfactuur.
Zodra PackCloud factureerbaar werk registreert, ontstaat niet direct een klantfactuur. Eerst maakt PackCloud een kostenpost en controleert het systeem of alle benodigde facturatiegegevens beschikbaar zijn. Alleen kostenposten die gereed zijn, kunnen op een conceptfactuur komen.
De keten ziet er op hoofdlijnen zo uit:
Factureerbare activiteit → kostenpost → Gereed of Geblokkeerd → conceptfactuur en Geprojecteerd → verzenden → Gefactureerd en Open → Betaald
De statussen in deze keten horen niet allemaal bij hetzelfde onderdeel. Gereed, Geblokkeerd, Geprojecteerd en Gefactureerd horen bij een kostenpost. Concept, Open en Betaald horen bij een klantfactuur.
De onderdelen van de facturatieketen
| Onderdeel | Wat is het? |
|---|---|
| Factureerbare activiteit | Werk of een periode waarvoor een klant volgens de inrichting betaalt, zoals een verzending, fulfilmenthandeling, goederenontvangst, retourontvangst of opslagperiode. |
| Kostenpost | De berekende kosten voor één factureerbare activiteit. De kostenpost bevat onder meer de klant, businessunit, omschrijving, hoeveelheid, prijs, periode en valuta. |
| Facturatieprobleem | Een kostenpost die niet verder kan omdat benodigde gegevens ontbreken of niet bruikbaar zijn. Het is geen extra kostenpost en komt niet op een conceptfactuur. |
| Klantfactuur | Het document waarop PackCloud de kosten voor één klant samenbrengt. Een klantfactuur kan nog een concept zijn of al de status Open of Betaald hebben. |
| Factuurregel | Een samengevatte regel op de klantfactuur, met een omschrijving, hoeveelheid, prijs per eenheid en regelbedrag. |
| Regelspecificatie | De onderbouwing van een factuurregel. Hier zie je welke afzonderlijke werkzaamheden, periodes of andere factureerbare onderdelen in de regel zijn opgenomen. |
Het verschil tussen een kostenpost en een factuurregel is vooral het niveau. Een kostenpost hoort bij één berekende activiteit. Een factuurregel vat gelijksoortige kostenposten op de klantfactuur samen. De regelspecificatie bewaart de aansluiting met de onderliggende activiteiten.
Hoe ontstaat een kostenpost?
Een factureerbare activiteit ontstaat tijdens het dagelijkse werk of door het verstrijken van een afgesproken facturatieperiode. PackCloud gebruikt daarna de geldige prijsafspraak om het bedrag te berekenen. Daarbij legt de kostenpost vast:
- voor welke klant de kosten gelden;
- welke businessunit de kosten factureert;
- op welke activiteit of periode de kosten betrekking hebben;
- welke omschrijving, hoeveelheid en prijs per eenheid gelden;
- welke valuta en facturatieperiode gelden;
- welk BTW-profiel en grootboek bij de kosten horen.
Bekijk de afzonderlijke kostenposten via Bedrijfsbeheer > Facturatie > Kosten. Hier controleer je welke bedragen zijn berekend en hoe ver iedere kostenpost in de keten is.
BTW-profiel en grootboek
Een kostenpost heeft een passend BTW-profiel nodig voordat deze kan worden gefactureerd. Het BTW-profiel bepaalt welke BTW-behandeling op de factuurregel wordt toegepast. Ontbreekt het benodigde profiel, dan kan de kostenpost niet als gereed naar een conceptfactuur.
Het grootboek is boekingsinformatie. Het geeft aan op welke opbrengstcategorie de factuurregel in de financiële administratie hoort. Het grootboek bepaalt dus niet de verkoopprijs van de kostenpost. Controleer deze informatie wel vóór verzending, zodat de factuurregels later op de bedoelde categorie kunnen worden geboekt.
Wanneer is een kostenpost gereed of geblokkeerd?
Een kostenpost is Gereed wanneer PackCloud voldoende informatie heeft om deze op een conceptfactuur te plaatsen. Denk aan een bekende klant en businessunit, een berekende prijs, een valuta en het benodigde BTW-profiel.
Een kostenpost is Geblokkeerd wanneer een vereiste ontbreekt of de beschikbare gegevens niet tot een factureerbare kostenpost leiden. PackCloud toont zulke kosten onder Bedrijfsbeheer > Facturatie > Facturatieproblemen. Daar zie je welke kosten aandacht nodig hebben. Een facturatieprobleem beschrijft dus waarom de kostenpost niet verder kan; het is geen afzonderlijke factuur of toeslag.
Los het ontbrekende gegeven of de onjuiste inrichting op en laat de betreffende kosten opnieuw beoordelen. Controleer daarna onder Kosten of de kostenpost Gereed is. Geblokkeerde kosten blijven buiten een conceptfactuur totdat ze gereed zijn.
Hoe worden kosten op conceptfacturen gegroepeerd?
Bij het maken van conceptfacturen groepeert PackCloud de gereedstaande kosten op gebruikersniveau per:
- Klant — kosten voor verschillende klanten komen niet op dezelfde factuur.
- Businessunit — de businessunit bepaalt vanuit welk bedrijfsonderdeel wordt gefactureerd.
- Valuta — bedragen in verschillende valuta worden niet op één factuur gemengd.
- Facturatiecyclus — de ingestelde wekelijkse of maandelijkse cyclus bepaalt welke periode samen wordt gefactureerd.
Verschilt één van deze gegevens, dan hoort de kostenpost bij een andere conceptfactuur of facturatieperiode. Controleer daarom vooral klant, businessunit, valuta en cyclus wanneer verwachte kosten over meerdere conceptfacturen zijn verdeeld.
Open Bedrijfsbeheer > Facturatie > Klantfacturen om de gemaakte conceptfacturen te bekijken. Zodra een gereedstaande kostenpost aan een conceptfactuur is toegevoegd, krijgt de kostenpost de status Geprojecteerd. De kostenpost is dan aan die conceptfactuur toegewezen, maar nog niet definitief gefactureerd.
Wat zie je op de conceptfactuur?
De conceptfactuur toont de klant, businessunit, facturatieperiode, bedragen en factuurregels. Gebruik de twee niveaus van een factuurregel voor verschillende controles:
- Controleer op de factuurregel de omschrijving, totale hoeveelheid en prijs per eenheid zoals de klant deze op de factuur ziet.
- Open de regelspecificatie om te controleren uit welke afzonderlijke activiteiten of periodes de hoeveelheid is opgebouwd.
Zo kan één factuurregel bijvoorbeeld alle verwerkte bestellingen uit een maand samenvatten. De regelspecificatie laat vervolgens zien welke werkzaamheden onder dat totaal vallen. Je hoeft daardoor niet voor iedere onderliggende activiteit een losse regel op de klantfactuur te tonen, terwijl de herkomst wel controleerbaar blijft.
Controleer vóór verzending minimaal:
- of de juiste klant, businessunit, valuta en facturatieperiode zijn gebruikt;
- of de verwachte gereedstaande kosten op de conceptfactuur staan;
- of er onder Facturatieproblemen nog geblokkeerde kosten voor dezelfde periode staan;
- of omschrijvingen, hoeveelheden en prijzen op de factuurregels kloppen;
- of de regelspecificaties aansluiten op de uitgevoerde werkzaamheden;
- of de BTW-profielen en grootboekinformatie juist zijn.
Wat gebeurt er bij het verzenden?
Een conceptfactuur is nog te controleren. Bij het verzenden wordt de klantfactuur definitief verwerkt voor betaling:
- de betrokken kostenposten gaan van Geprojecteerd naar Gefactureerd;
- de klantfactuur gaat van Concept naar Open;
- de kostenposten kunnen niet nogmaals op een andere conceptfactuur worden opgenomen;
- de factuur blijft open totdat de betaling is verwerkt.
Na verwerking van de betaling krijgt de klantfactuur de status Betaald. De onderliggende kostenposten blijven Gefactureerd, omdat ze al definitief op deze klantfactuur zijn verwerkt.
Statusmatrix
| Onderdeel | Status | Wat betekent dit? | Volgende controle of actie |
|---|---|---|---|
| Kostenpost | Gereed | De benodigde facturatiegegevens zijn beschikbaar. | Neem de kostenpost op in een conceptfactuur. |
| Kostenpost | Geblokkeerd | De kostenpost kan door ontbrekende of onbruikbare gegevens niet verder. | Controleer Facturatieproblemen, herstel de oorzaak en beoordeel opnieuw. |
| Kostenpost | Geprojecteerd | De kostenpost is toegewezen aan een conceptfactuur, maar nog niet definitief verwerkt. | Controleer de factuurregel en regelspecificatie op de conceptfactuur. |
| Klantfactuur | Concept | De factuur is samengesteld en kan vóór verzending worden gecontroleerd. | Controleer de factuur en verzend deze wanneer alles klopt. |
| Kostenpost | Gefactureerd | De kostenpost staat definitief op een verzonden klantfactuur. | Controleer de bijbehorende open klantfactuur wanneer nodig. |
| Klantfactuur | Open | De klantfactuur is verzonden en wacht op betaling. | Volg de betaling. |
| Klantfactuur | Betaald | De betaling van de klantfactuur is verwerkt. | De facturatieketen is voor deze klantfactuur afgerond. |
Voorbeeld: werkzaamheden van één maand factureren
In april verwerkt een fulfilmentcenter voor klant Modehuis:
- 100 bestellingen voor € 2,50 per bestelling;
- 4 retourontvangsten voor € 3,00 per retour;
- een opslagperiode waarvoor het BTW-profiel nog ontbreekt.
PackCloud maakt voor de bestellingen en retourontvangsten gereedstaande kostenposten. De kostenpost voor de opslagperiode wordt geblokkeerd en verschijnt onder Bedrijfsbeheer > Facturatie > Facturatieproblemen.
Bij het maken van de maandelijkse conceptfactuur groepeert PackCloud de gereedstaande kosten voor Modehuis, dezelfde businessunit en dezelfde valuta. De conceptfactuur bevat bijvoorbeeld deze factuurregels:
| Factuurregel | Hoeveelheid | Prijs per eenheid | Totaal exclusief BTW |
|---|---|---|---|
| Orderverwerking | 100 | € 2,50 | € 250,00 |
| Retourontvangsten | 4 | € 3,00 | € 12,00 |
De regelspecificatie van Orderverwerking onderbouwt welke 100 werkzaamheden zijn meegenomen. De vier retourontvangsten zijn op dezelfde manier terug te vinden onder hun factuurregel. De opslagkosten staan nog niet op de conceptfactuur, omdat die kostenpost geblokkeerd is.
Na het verzenden zijn de twee opgenomen groepen kostenposten Gefactureerd en staat de klantfactuur op Open. Zodra de betaling is verwerkt, verandert de klantfactuur naar Betaald. De opslagkosten kunnen pas in een volgende facturatieronde worden meegenomen nadat het BTW-profiel is hersteld en de kostenpost Gereed is.