Van kosten naar een klantfactuur
Lees hoe werkzaamheden op een conceptfactuur komen en wat er gebeurt bij problemen, verzending en latere correcties.
PackCloud rekent kosten uit zodra het werk is gedaan, zoals een verzonden levering of een verwerkte ontvangst. Opslag, vaste vergoedingen en minimums komen erbij na afloop van de periode. Je hoeft dus niets over te nemen; je controleert alleen of alles compleet is.
Hoe kosten op een factuur komen
Complete kosten komen op een conceptfactuur per klant, bedrijfseenheid, valuta en factuurperiode. Gelijksoortige kosten worden daar samengevoegd tot één factuurregel. Open een regel voor de Factuurregelspecificatie: de afzonderlijke werkzaamheden en bedragen erachter.
Onder Bedrijfsbeheer > Facturatie > Alle kosten zie je per kostenpost de status:
| Status | Betekenis | Wat doe je? |
|---|---|---|
| Wordt voorbereid | De kosten worden nog berekend. | Niets; dit gaat vanzelf. |
| Aandacht nodig | Er ontbreekt iets, zoals een prijs of BTW-regel. | Vul het aan via Kosten controleren en problemen oplossen. Tot dan blijft de kostenpost buiten de factuur. |
| Klaar om te factureren | De kosten zijn compleet. | Niets; ze komen op de conceptfactuur. |
| Op conceptfactuur | De kosten staan op een factuur die nog niet is verzonden. | Controleer ze in de facturatieronde. |
| Gefactureerd | De kosten staan op een verzonden factuur. | Zie hieronder als er nog iets verandert. |
Na het verzenden
Een verzonden factuur verandert niet meer. Wat er daarna nog verandert, komt op de volgende conceptfactuur van die klant:
- kosten die bij verzending nog onder Aandacht nodig stonden en die je daarna oplost;
- verschillen doordat je kosten opnieuw laat controleren, bijvoorbeeld na een prijscorrectie;
- een credit dat je terugdraait.
Zo blijft de factuur in je boekhoudsysteem gelijk aan wat de klant heeft ontvangen.
De factuurstatus en de verzendstatus staan los van elkaar. Aangemaakt in boekhoudsysteem betekent dat de factuur daar bestaat; Verzonden dat de verzending is verwerkt. Met Onbetaald en Betaald volg je de betaling.