Een retour ontvangen

Wat je bij de retourontvangst kiest, bepaalt wat er daarna gebeurt: verkoopbare producten komen terug op voorraad, en de webshop of fulfilmentklant ziet wat er is ontvangen voordat de consument geld terugkrijgt. Betaalt die automatisch terug, dan kan een regel retouren met onverkoopbare artikelen of een onbestelbare zending tegenhouden, zodat iemand die eerst bekijkt.

De retour openen

1. Open Taken > Ontvangst > Retouren verwerken in de PackCloud-app.
2. Scan de pakbon, het retourlabel of het oorspronkelijke verzendlabel. Kun je niet scannen, kies dan Handmatig kiezen en zoek op referentie, naam of postcode.
3. Vind je meerdere resultaten, kies dan de bestelling of retouraanvraag waarvan de afzender en producten bij het pakket passen.

Vind je niets? Lees Als er geen bestelling of retouraanvraag is.

De producten ontvangen

Herhaal deze stappen voor ieder product in het pakket.

1. Scan de productbarcode. De app opent de verwachte regel van dat product, met de retourreden.
2. Vul bij Ontvangen in hoeveel stuks er werkelijk in het pakket zitten, of scan ieder stuk.
3. Kies bij Conditie de staat van de artikelen:
   • Verkoopbaar als het artikel opnieuw verkocht kan worden;
   • Onverkoopbaar als het beschadigd, gebruikt of incompleet is. Vul bij Opmerkingen in wat er mis is en voeg zo nodig een foto toe. Het artikel komt niet terug op voorraad.
4. Vul het lotnummer, de houdbaarheidsdatum of de serienummers in als de app daarom vraagt.
5. Kies bij een verkoopbaar artikel of het terug op voorraad komt (zie hieronder) en scan de locatie of bak waar je het neerlegt. Die scan bevestigt de regel.

Kun je een product niet scannen? Kies de verwachte regel op het scherm.

Terug op voorraad of niet

Laat Terug op voorraad aan als je het artikel nu op een locatie legt, zodat het weer verkocht kan worden. Leg je de retouren eerst in een bak, scan dan de bak en ruim die later in.

Zet Terug op voorraad uit als het artikel wel verkoopbaar is, maar je het later zelf op voorraad zet, bijvoorbeeld omdat je retouren niet in bakken verzamelt. Het telt dan als ontvangen in goede staat, zonder dat er voorraad bijkomt, en het houdt een automatische terugbetaling niet tegen zoals Onverkoopbaar dat kan.

Zie je Terug op voorraad boeken is verplicht, dan komt ieder verkoopbaar artikel terug op voorraad. Zie je de keuze helemaal niet, dan boekt je magazijn retouren nooit terug op voorraad.

De retour afronden

1. Open het tabblad Ontvangen en kijk of ieder product in het pakket erin staat met het juiste aantal, de juiste conditie en bestemming.
2. Kies Retour afronden. Is er iets wat Kantoor moet weten, voeg dan met Opmerking toevoegen een opmerking toe. Net als Onverkoopbaar kan een opmerking een automatische terugbetaling tegenhouden.

De retourontvangst krijgt de status Afgerond en de retouraanvraag in Kantoor staat op Ontvangen. Daarna volgt in Kantoor de terugbetaling.

In het portaal

Open Magazijn > Binnenkomende retouren en scan de pakbon of het label, of vul de referentie, naam of postcode in en kies Zoeken. De stappen zijn gelijk aan die in de app, met deze verschillen:

• De conditie kies je met Ontvangen in goede staat of Ontvangen in slechte staat.
• Komt een verkoopbaar artikel niet terug op voorraad, kies dan Geen herbevoorrading in plaats van een locatie te scannen.
• Bij producten met lotnummer, houdbaarheidsdatum of serienummers bevestig je de regel met Opslaan.
• Ontvangen regels staan onder Ontvangen artikelen.
• Je rondt af met Markeren als afgerond.

Als het pakket afwijkt

Als er geen bestelling of retouraanvraag is

Koppel het pakket niet aan een bestelling die er alleen op lijkt: de ontvangst en een eventuele terugbetaling komen dan bij de verkeerde bestelling. Kies Handmatige retourontvangst aanmaken, kies in een fulfilmentcenter de Organisatie en vul een herkenbare Referentie, de afzender en eventueel Opmerkingen in. Ontvang de producten daarna zoals hierboven.

Een product dat niet werd verwacht

Kijk eerst of je de juiste retour hebt geopend. Hoort het product toch bij dit pakket, kies dan Product toevoegen, zoek het product en ontvang het zoals de andere.

Een zending die nooit is bezorgd

Komt een pakket terug omdat de vervoerder het niet kon bezorgen? Zet Onbestelbaar retour aan en kies de reden, bijvoorbeeld Adres onjuist of Niet afgehaald bij afhaalpunt. Zo ziet Kantoor dat het pakket nooit bij de consument is aangekomen.

Serienummers die afwijken

Bij een product met serienummers zie je de Verzonden serienummers. Scan altijd het nummer dat je werkelijk ontvangt. Wijkt het af van het verzonden nummer, noteer dat dan bij Opmerkingen, zodat Kantoor kan nagaan of de consument een ander exemplaar heeft teruggestuurd. Komt het product op meerdere bestelregels voor, open dan de juiste regel op het scherm.

Een vergissing herstellen

Herstel een verkeerd aantal, een verkeerde conditie of bestemming voordat je de retour afrondt.

1. Kies de regel op het tabblad Ontvangen en daarna de bestemming of Geen herbevoorrading die je wilt herstellen.
2. Kies Ongedaan maken en vul bij Te corrigeren aantal in hoeveel stuks je terugdraait. Vul bij een serienummerproduct de nummers van die stuks in.
3. Kies Verwerk correctie en ontvang het product opnieuw met de juiste gegevens.

Was het artikel terug op voorraad geboekt, dan gaat die voorraad er ook weer af.

Voor de magazijnbeheerder

Of medewerkers verkoopbare retouren terug op voorraad boeken, stel je in bij Magazijn > Instellingen > Algemeen > Algemene instellingen met Methode voor terugboeken van retourvoorraad: Nooit, Optioneel of Verplicht. Met Locatie voor retourvoorraad handmatig selecteerbaar kunnen medewerkers een locatie ook kiezen in plaats van alleen scannen.