Inkoopadvies gebruiken

Het inkoopadvies stelt per product voor hoeveel je bijbestelt, op basis van wat je verkoopt, wat er ligt, wat er op nabestelling staat en wat er al onderweg is. Je hoeft dus niet elke week al je producten langs te lopen: je kijkt de voorgestelde aantallen na en maakt er in één keer inkoopbestellingen van.

Inkoopgegevens voorbereiden

Het advies rekent met de afspraken van de voorkeursleverancier van elk product. Vraag je leverancier naar levertijd, prijs, minimale bestelhoeveelheid en bestelmeervoud, en vul die in:

1. Vul bij de leverancier in Kantoor > Inkopen > Leveranciers de Levertijd in werkdagen in.
2. Open het product in Kantoor > Producten, kies onder Leveranciers Koppelen als de leverancier nog ontbreekt, en daarna Inkoopinstellingen bewerken.
3. Zet Voorkeursleverancier aan en vul Leveranciersprijs, Minimale bestelhoeveelheid en Bestelmeervoud in. Een bestelmeervoud van 6 betekent dat je in stappen van zes stuks bestelt.

Gaat het om veel producten, importeer de leveranciersvoorkeuren dan in één keer.

Van advies naar inkoopbestelling

1. Open Kantoor > Inkopen > Inkoopadvies. Koop je per magazijn in, kies dan het Magazijn.
2. Kijk per product of het aanbevolen aantal klopt met wat je weet, zoals een actie of een product dat uit het assortiment gaat. Pas zo nodig de inkoopinstellingen aan met Configureren.
3. Selecteer de producten die je wilt inkopen en kies de knop met het aantal selecties, bijvoorbeeld 3 selecties controleren.
4. Is het één leverancier, dan opent een nieuwe inkoopbestelling met de voorgestelde regels. Zijn het er meer, dan zie je een overzicht per leverancier: pas de aantallen aan en kies Inkooporders aanmaken. Regels met nul stuks gaan niet mee.

Plaats de bestellingen daarna bij de leveranciers en markeer ze als besteld: lees Een inkoopbestelling aanmaken en bestellen.

Verschijnt er bij meerdere leveranciers een fout? De inkoopbestellingen die al zijn aangemaakt, verdwijnen uit het overzicht. Los de fout op en kies opnieuw Inkooporders aanmaken voor de rest.

Welke producten dreigen op te raken of te veel voorraad hebben, zie je in Voorraadgezondheid beoordelen.

Hoe het advies rekent

Het advies zorgt dat je genoeg hebt tot de nieuwe levering binnen is, plus een buffer:

• Levertijd: de Levertijd in werkdagen van de voorkeursleverancier. Zolang die niet is ingevuld, rekent het advies alsof de levering meteen binnen is en zie je Levertijd ontbreekt.
• Doelvoorraad: het aantal dagen verkoop dat je na aankomst nog op voorraad wilt hebben. Dat stel je per Inkoop-ABC-klasse in.
• Verwachte verkoop: het gemiddelde per dag over de afgelopen vier weken. Wijkt de laatste week sterk af, dan rekent het advies met het tempo van die week.

Bij die behoefte telt het advies de nabestellingen op. Daarna gaat er af wat er beschikbaar is en wat er vóór die datum binnenkomt. Ook inkoopbestellingen die nog op Aangemaakt staan gaan eraf, zodat je niets dubbel bestelt. Tot slot rondt het advies af op de minimale bestelhoeveelheid en het bestelmeervoud van de leverancier.

Een voorbeeld: je verkoopt 10 stuks per dag, de levertijd is 5 werkdagen (een week) en de doelvoorraad 8 dagen. Voor die 15 dagen heb je 150 stuks nodig. Zijn er 40 beschikbaar en komen er vóór die tijd 30 binnen, dan adviseert PackCloud 80 stuks, afgerond op het bestelmeervoud.

Bestelde inkoop zonder verwachte leverdatum telt niet mee. Je ziet dan Inkomende voorraad zonder planning. Voeg zendingsinformatie met een leverdatum toe zodra je de datum weet, anders adviseert PackCloud die aantallen opnieuw.

Inkoop-ABC en doelvoorraad kiezen

Inkoop-ABC deelt je producten in op hoeveel je ervan verkoopt. De producten die samen 80% van alle verkochte stuks vormen, zijn A; de volgende 15% zijn B; de rest is C. Zo kun je voor je snellopers een andere buffer kiezen dan voor producten die weinig verkopen.

Stel de klassen in bij Kantoor > Instellingen > Inkopen, in het blok Inkoopprognose:

• Historieperiode inkoop-ABC in dagen bepaalt over hoeveel dagen verkoop de indeling gaat (standaard 365). Met een kortere periode volgt de indeling seizoenen en trends sneller.
• Doelvoorraad in dagen per klasse, bijvoorbeeld Doelvoorraad in dagen voor A-producten (standaard 8 voor A en 15 voor B en C). Kies ongeveer het aantal dagen tot je volgende inkoopmoment, plus wat marge voor vertraging. Bestel je een product elke week, dan is 8 dagen genoeg. Voor C-producten, die je minder vaak bestelt, kies je een langere periode.

Doelvoorraad aanhouden of alleen nabestellingen

Per product kies je bij Inkoopadvies hoe het advies rekent:

• Doelvoorraad aanhouden (standaard): het advies houdt voorraad aan op basis van verwachte verkoop, zoals hierboven. Kies dit voor producten die je op voorraad wilt hebben.
• Alleen nabestellingen: het advies negeert de verwachte verkoop en adviseert alleen wat nodig is voor nabestellingen die nog niet zijn gedekt. Kies dit voor producten die je pas inkoopt als ze besteld zijn, bijvoorbeeld maatwerk.