Automatiseringsregels in Kantoor beheren
Bekijk welke voorwaarden en acties beschikbaar zijn voor bestellingen, retourontvangsten en terugbetalingen.
Met regels laat je PackCloud vaste acties uitvoeren wanneer een bestelling of retour aan ingestelde voorwaarden voldoet. In dit artikel staan alleen de organisatieregels die je in Kantoor beheert.
Open Kantoor > Instellingen > Regels om te beginnen. Zoek je de automatisering voor het vrijgeven en verpakken van leveringen? Lees dan Automatiseringsregels voor leveringen.
Hoe een regel is opgebouwd
Een regel bestaat uit:
- een regeltype, dat bepaalt wanneer PackCloud de regel beoordeelt;
- één of meer Voorwaarden, waarmee je bepaalt op welke records de regel van toepassing is;
- één of meer Acties, die PackCloud uitvoert als de voorwaarden kloppen;
- een Uitvoervolgorde, voor situaties waarin meerdere regels van hetzelfde type van toepassing zijn;
- de status Ingeschakeld of Uitgeschakeld.
Combineer voorwaarden met Alle voorwaarden (EN) wanneer iedere voorwaarde moet kloppen. Gebruik Een van de voorwaarden (OF) wanneer één passende voorwaarde voldoende is. Je kunt groepen combineren voor uitgebreidere selecties.
Regeltypen en moment van uitvoeren
PackCloud beoordeelt ieder regeltype op een eigen moment:
- Bestellingsregels: wanneer PackCloud een bestelling verwerkt.
- Retour ontvangen: wanneer een retourontvangst wordt afgerond.
- Retourterugbetaling aanmaken: wanneer PackCloud een terugbetaling aanmaakt.
- Nieuwe retouraanvragen beoordelen: wanneer een nieuwe retouraanvraag de status In behandeling krijgt.
Bestellingsregels
Kies Bestellingsregels om acties op een bestelling toe te passen.
Voorwaarden:
- Merk
- Valuta
- Verzendmethode tijdens afrekenen
- Land
- Douaneaangifte vereist
- Artikelnummer
- Producttag
- E-mail van de ontvanger
- Telefoonnummer geldig
- Ordermetaveld
- Referentie
- Totale bestelwaarde
- Totale bestelwaarde inclusief btw
- Totale inkoopwaarde
- Totaal aantal artikelen
- Totaal aantal producten
- Totaalvolume (liter)
- Totaalgewicht
- Langste zijde product
- Productafmetingen
Acties:
- Voeg product toe met artikelnummer
- Bestelling vasthouden
- Print pakbon tijdens het inpakken
- Allocatiestrategie instellen
- Merk instellen
- Telefoonnummer ontvanger instellen
- Orderverwerkingsmodus instellen
- Gebruik verzendmethode
- Print retourlabel tijdens het inpakken
Retourontvangsten
Kies Retour ontvangen om een terugbetaling aan te maken nadat een retourontvangst is afgerond.
Voorwaarden:
- Merk
- Land
- Verwachte hoeveelheid ontvangen
- Terugbetalingstype
- Opmerkingen bij de retourontvangst
- Retourreden
- Retouraanvraag aangemaakt
- Opmerkingen bij retouraanvraag
- Totaal aantal onverkoopbare artikelen
Actie:
- Terugbetaling aanmaken
Terugbetalingen
Kies Retourterugbetaling aanmaken om de gegevens of uitvoering van een nieuwe terugbetaling te automatiseren.
Voorwaarden:
- Bestelling volledig geretourneerd
- Valuta
- Methode
- Integratieterugbetaling beschikbaar
- Totale terugbetalingswaarde
- Type
Acties:
- Vaste aanpassing toevoegen voor coupons en cadeaukaarten
- Procentuele aanpassing toevoegen voor coupons en cadeaukaarten
- Terugbetalingsmethode instellen
- Terugbetaling uitvoeren na aanmaken
- Verzendkosten terugbetalen
Nieuwe retouraanvragen
Kies Nieuwe retouraanvragen beoordelen om een nieuwe retouraanvraag automatisch te accepteren of af te wijzen.
Voorwaarden:
- Merk
- Land
- Terugbetalingstype
- Retourreden
- Totaal te verwachten aantal
Actie:
- Status van retouraanvraag bijwerken
Een regel maken en controleren
- Open Kantoor > Instellingen > Regels.
- Kies bij het benodigde regeltype Aanmaken.
- Geef de regel een herkenbare naam en stel de Uitvoervolgorde in.
- Maak de regel aan.
- Voeg de benodigde Voorwaarden en Acties toe.
- Controleer iedere gekozen waarde en sla de wijzigingen op.
- Test de regel met één herkenbare bestelling of retour voordat je haar breed gebruikt.
Meerdere ingeschakelde regels kunnen op hetzelfde record van toepassing zijn. Bekijk daarom ook de andere regels van hetzelfde type en hun uitvoervolgorde.
Open een bestaande regel om haar naam, status, voorwaarden of acties te wijzigen. Verwijder een regel alleen nadat je hebt vastgesteld welk handmatig proces of welke andere regel haar werking overneemt.
Een regel Retour ontvangen met de actie Terugbetaling aanmaken maakt een terugbetaling aan. De regel Retourterugbetaling aanmaken kan daarna de uitvoermethode instellen of uitvoering aanvragen. Controleer het bedrag en de retourstatus altijd voordat je deze automatisering breed gebruikt. Lees Terugbetalingen verwerken en controleren voor die vervolgstap.