Automatiseringsregels in Kantoor beheren

Stel regels in voor bestellingen, leveringsvoorkeuren, retourontvangsten en terugbetalingen.

Met regels laat je PackCloud vaste acties uitvoeren wanneer een bestelling, levering of retour aan ingestelde voorwaarden voldoet. In dit artikel staan de organisatieregels die je in Kantoor beheert.

Open Kantoor > Instellingen > Regels om te beginnen. Voor het vrijgavemoment en verpakkingsvoorkeuren van het magazijn gebruik je Automatiseringsregels voor leveringen.

Hoe een regel is opgebouwd

Een regel bestaat uit:

een regeltype, dat het beoordelingsmoment bepaalt;
één of meer Voorwaarden, waarmee je bepaalt op welke records de regel van toepassing is;
één of meer Acties, die worden uitgevoerd als de voorwaarden kloppen;
een Uitvoervolgorde, voor situaties waarin meerdere regels van hetzelfde type van toepassing zijn;
de status Ingeschakeld of Uitgeschakeld.

Combineer voorwaarden met Alle voorwaarden (EN) wanneer iedere voorwaarde moet kloppen. Gebruik Een van de voorwaarden (OF) wanneer één passende voorwaarde voldoende is. Je kunt groepen combineren voor uitgebreidere selecties.

Regeltypen en moment van uitvoeren

Ieder regeltype heeft een eigen beoordelingsmoment:

Bestellingsregels: bij het verwerken van een bestelling.
Leveringsvoorkeuren: bij het voorbereiden van de levering. Gebruik dit voor verzendkeuzes op basis van de inhoud van de levering.
Retour ontvangen: wanneer een retourontvangst wordt afgerond.
Retourterugbetaling aanmaken: bij het aanmaken van een terugbetaling.
Nieuwe retouraanvragen beoordelen: wanneer een nieuwe retouraanvraag de status In behandeling krijgt.

Bestellingsregels

Kies Bestellingsregels om acties op een bestelling toe te passen.

Voorwaarden:

Merk
Integratie
Orderbron
Leveringen combineren
Voorkeursvervoerder
Voorkeursverzendmethode
Verzekeringsvereiste
Valuta
Verzendmethode tijdens afrekenen
Land
Douaneaangifte vereist
Artikelnummer
Producttag
E-mail van de ontvanger
Telefoonnummer geldig
Ordermetaveld
Referentie
Totale bestelwaarde
Totale bestelwaarde inclusief btw
Totale inkoopwaarde
Totaal aantal artikelen
Totaal aantal producten
Totaalvolume (liter)
Totaalgewicht
Langste zijde product
Productafmetingen

Je kunt ook voorwaarden stellen aan verzendopties, zoals Handtekening bij bezorging of Niet bij de buren bezorgen.

Acties:

Voeg product toe met artikelnummer
Bestelling vasthouden
Print pakbon tijdens het inpakken
Allocatiestrategie instellen
Merk instellen
Telefoonnummer ontvanger instellen
Leveringswijze instellen
Leveringen combineren instellen
Voorkeursvervoerder instellen
Verzendoptie instellen
Verzekeringsvereiste instellen
Gebruik verzendmethode
Print retourlabel tijdens het inpakken

Met Leveringen combineren instellen kies je Alleen handmatig om automatisch combineren uit te schakelen, of Nooit om combineren volledig te blokkeren. Stel voorwaarden in voor de bestellingen waarvoor dit moet gelden. Lees Bestellingen combineren voor de werkwijze en beperkingen. Bestellingen met Verzenden via bol (VVB) kunnen niet worden gecombineerd.

Verzendkeuzes voor een levering instellen

Kies Leveringsvoorkeuren als de inhoud van de uiteindelijke levering de verzendkeuze bepaalt. Eén levering kan producten uit meerdere bestellingen bevatten. Een voorwaarde op Totaalgewicht kijkt hier daarom naar de levering als geheel.

Maak onder Leveringsvoorkeuren een regel aan en stel de Uitvoervolgorde in.
Kies de voorwaarden, bijvoorbeeld Land, Totaalgewicht of Verzekeringswaarde van de inhoud.
Voeg Gebruik verzendmethode, Voorkeursvervoerder instellen, Verzendoptie instellen of Verzekeringsvereiste instellen toe.
Kies bij een verzendoptie de gewenste optie en waarde. Kies bij een verzekeringsvereiste Waarde van de inhoud, of Minimumbedrag en vul het bedrag in.
Schakel de regel in en controleer de verzendkeuze bij een passende levering.

Je kunt hier ook Print retourlabel tijdens het inpakken en Print pakbon tijdens het inpakken instellen. Controleer de uitkomst ook met een gecombineerde levering als jouw bestellingen samen worden verzonden.

Retourontvangsten

Kies Retour ontvangen om een terugbetaling aan te maken nadat een retourontvangst is afgerond.

Voorwaarden:

Merk
Land
Verwachte hoeveelheid ontvangen
Terugbetalingstype
Opmerkingen bij de retourontvangst
Retourreden
Retouraanvraag aangemaakt
Opmerkingen bij retouraanvraag
Totaal aantal onverkoopbare artikelen

Actie:

Terugbetaling aanmaken

Terugbetalingen

Kies Retourterugbetaling aanmaken om de gegevens of uitvoering van een nieuwe terugbetaling te automatiseren.

Voorwaarden:

Bestelling volledig geretourneerd
Valuta
Methode
Integratieterugbetaling beschikbaar
Totale terugbetalingswaarde
Type

Acties:

Vaste aanpassing toevoegen voor coupons en cadeaukaarten
Procentuele aanpassing toevoegen voor coupons en cadeaukaarten
Terugbetalingsmethode instellen
Terugbetaling uitvoeren na aanmaken
Verzendkosten terugbetalen

Nieuwe retouraanvragen

Kies Nieuwe retouraanvragen beoordelen om een nieuwe retouraanvraag automatisch te accepteren of af te wijzen.

Voorwaarden:

Merk
Land
Terugbetalingstype
Retourreden
Totaal te verwachten aantal

Actie:

Status van retouraanvraag bijwerken

Een regel maken en controleren

Open Kantoor > Instellingen > Regels.
Kies bij het benodigde regeltype Aanmaken.
Geef de regel een herkenbare naam en stel de Uitvoervolgorde in.
Maak de regel aan.
Voeg de benodigde Voorwaarden en Acties toe.
Controleer iedere gekozen waarde en sla de wijzigingen op.
Test de regel met één herkenbare bestelling of retour voordat je haar breed gebruikt.

Meerdere ingeschakelde regels kunnen op hetzelfde record van toepassing zijn. Bekijk daarom ook de andere regels van hetzelfde type en hun uitvoervolgorde.

Open een bestaande regel om haar naam, status, voorwaarden of acties te wijzigen.

Een regel Retour ontvangen met de actie Terugbetaling aanmaken maakt een terugbetaling aan. De regel Retourterugbetaling aanmaken kan daarna de uitvoermethode instellen of uitvoering aanvragen. Controleer het bedrag en de retourstatus altijd voordat je deze automatisering breed gebruikt. Lees Terugbetalingen verwerken en controleren voor die vervolgstap.