Automatiseringsregels in Kantoor beheren
Laat terugkerende keuzes voor bestellingen, verzending en retouren automatisch uitvoeren.
Maak je voor bepaalde bestellingen of retouren steeds dezelfde keuze, zoals zware pakketten met een andere vervoerder versturen of een retour zonder bijzonderheden terugbetalen? Zet die keuze in een regel. Je bepaalt op welke bestellingen of retouren de regel let (de voorwaarden) en wat er dan gebeurt (de acties).
Regels voor het vrijgeven van leveringen en voor verpakkingen maak je in het magazijn, zie Automatiseringsregels voor leveringen.
Een regel maken
- Open Kantoor > Instellingen > Regels en kies Aanmaken bij het regeltype dat bij je keuze past.
- Geef de regel een naam die zegt wat de regel doet, bijvoorbeeld Zwaar naar DHL, en vul de Uitvoervolgorde in. Die volgorde telt als meer regels passen, zie Als meer regels passen.
- Voeg onder Voorwaarden toe op welke bestellingen of retouren de regel let. Met Alle voorwaarden (EN) moet iedere voorwaarde kloppen, met Een van de voorwaarden (OF) is één genoeg. Voorwaarden kun je ook groeperen.
- Voeg onder Acties toe wat er gebeurt en zet Ingeschakeld aan.
Test een nieuwe regel met één herkenbare bestelling of retour voordat je erop vertrouwt. Een te ruime voorwaarde raakt anders meer dan je bedoelt.
Welk regeltype kies je?
| Regeltype | Wanneer de regel kijkt | Waarvoor je dit type gebruikt |
|---|---|---|
| Bestelling regels | Eén keer, als de bestelling binnenkomt. Een verwachte bestelling pas als die niet meer Verwacht is. | Iets aan de bestelling zelf veranderen: vasthouden, een product toevoegen, het merk of de allocatiestrategie instellen. |
| Leveringsvoorkeuren | Als de levering wordt klaargezet, en opnieuw als de inhoud verandert. | Een verzendkeuze die afhangt van wat er echt in het pakket gaat, zoals gewicht of afmetingen. |
| Retour ontvangen | Als het magazijn een retourontvangst afrondt. | Automatisch een terugbetaling aanmaken. |
| Retour terugbetaling aanmaken | Als er een terugbetaling wordt aangemaakt, ook als je die zelf aanmaakt. | De methode, verzendkosten of een aanpassing instellen en de terugbetaling meteen laten uitvoeren. |
| Retouraanvraag poortwachter | Als een retouraanvraag In behandeling komt. | Aanvragen automatisch accepteren of afwijzen. |
Voor de verzendkeuze kun je beide eerste typen gebruiken; het verschil zit in wat ze zien. Een bestellingsregel kijkt naar één bestelling op het moment dat die binnenkomt. Leveringsvoorkeuren kijken naar de levering: komen twee bestellingen samen in één levering, dan telt het Totaalgewicht van beide samen, en verandert de inhoud, dan kijkt de regel opnieuw. Kies daarom Leveringsvoorkeuren voor alles wat van gewicht, afmetingen of inhoud afhangt. Stellen beide typen een verzendmethode in, dan geldt die uit Leveringsvoorkeuren.
Hoe je regels voor terugbetalingen samen laat werken, staat uitgewerkt in Retouren automatisch terugbetalen.
Wat een bestellingsregel kan doen
| Actie | Wat het doet | Wanneer je het gebruikt |
|---|---|---|
| Bestelling vasthouden | Zet de bestelling vast, met je opmerking erbij, tot iemand de bestelling vrijgeeft. | Je wilt een bestelling eerst bekijken, bijvoorbeeld boven een bepaalde bestelwaarde. |
| Voeg product toe met artikelnummer | Voegt een product uit je assortiment toe aan de bestelling. | Een gratis cadeau of flyer bij bepaalde bestellingen. |
| Merk instellen | Zet het merk op de bestelling. | Bestellingen uit één verkoopkanaal horen bij een bepaald merk. |
| Allocatiestrategie instellen | Bepaalt welke partij en locatie de picker krijgt: FEFO, LEFO of Bulk niet-pickbaar. | Zie Hoe wordt voorraad aan een levering toegewezen? |
| Leveringen combineren instellen | Alleen handmatig zet automatisch combineren uit, Nooit blokkeert combineren. | Zie Bestellingen combineren. |
| Leveringswijze instellen | Kiest Verzenden of Afhalen. | Bestellingen die de ontvanger zelf ophaalt. |
| Telefoonnummer ontvanger instellen | Zet een telefoonnummer op de bestelling. | Samen met Telefoonnummer geldig, als je vervoerder een telefoonnummer verplicht stelt. |
| Gebruik verzendmethode, Voorkeursvervoerder instellen, Verzendoptie instellen, Verzekeringsvereiste instellen | Stellen de verzending in. | Als de keuze van de bestelling afhangt, zoals land of bestelwaarde. Hangt de keuze van de inhoud af, gebruik dan Leveringsvoorkeuren. |
| Print pakbon tijdens het inpakken, Print retourlabel tijdens het inpakken | Laten een pakbon of retourlabel meeprinten bij het inpakken. | Bijvoorbeeld een retourlabel voor één merk of land. |
Met welke Retourverzendmethode een meegeprint retourlabel wordt gemaakt, stel je in bij de Verzendvoorkeuren van de bestelling. Leveringsvoorkeuren hebben dezelfde verzend- en printacties. Bij Verzekeringsvereiste instellen kies je Waarde van de inhoud, of Minimumbedrag met een bedrag.
Waar een regel op kan letten
| Groep | Voorwaarden | Om op te letten |
|---|---|---|
| Bestelling | Merk, Integratie, Orderbron, Valuta, Referentie, Ordermetaveld, Totale bestelwaarde (ook inclusief BTW), Totale inkoopwaarde | Ordermetaveld gebruikt de extra velden uit Metafields beheren. |
| Ontvanger | Land, E-mail, Naam ontvanger, Telefoonnummer geldig | Met E-mail > Bevat zoek je op een deel van het adres, zoals @voorbeeld.nl. Naam ontvanger kijkt ook naar de bedrijfsnaam. |
| Verzending | Verzendmethode tijdens afrekenen, Voorkeursvervoerder, Voorkeursverzendmethode, Verzekeringsvereiste, Douaneaangifte vereist, Leveringen combineren, verzendopties zoals Handtekening bij bezorging | Verzendmethode tijdens afrekenen is de naam van de methode die de consument bij het afrekenen in je webshop koos. |
| Inhoud | Artikelnummer, Producttag, Totaal aantal artikelen, Totaal aantal producten, Totaalgewicht, Totaalvolume (liter), Langste zijde product, Productafmetingen | Totaal aantal artikelen telt alle stuks, Totaal aantal producten het aantal verschillende producten. |
Deze voorwaarden horen bij Bestelling regels. Leveringsvoorkeuren letten op merk, land, naam ontvanger en de inhoud, en daarnaast op Fulfillmentmodus en Verzekeringswaarde van de inhoud.
Regels voor retouren
| Regeltype | Voorwaarden | Acties |
|---|---|---|
| Retour ontvangen | Merk, Land, Retour reden, Terugbetaling Type, Retouraanvraag aangemaakt, Retouraanvraag opmerkingen, en van de ontvangst Opmerkingen, Verwachte hoeveelheid ontvangen, Total aantal onverkoopbaar en Zending onbestelbaar | Terugbetaling aanmaken |
| Retour terugbetaling aanmaken | Type, Methode, Integratieterugbetaling beschikbaar, Terugbetaling bedrag, Valuta, Bestelling volledig geretourneerd | Terugbetalingsmethode instellen, Terugbetaling uitvoeren na aanmaken, Verzendkosten terugbetalen, Vaste aanpassing toevoegen en Procentuele aanpassing toevoegen (alleen voor coupons, cadeaukaarten en winkeltegoed) |
| Retouraanvraag poortwachter | Merk, Land, Retour reden, Terugbetaling Type, Totaal aantal verwacht | Wijzig retour status naar Geaccepteerd of Geweigerd |
Retour reden kijkt naar de referentiecode uit Retourredenen beheren, ook van een onderliggende reden.
Voorbeelden uit de praktijk
Zware pakketten met een andere vervoerder. Regeltype Leveringsvoorkeuren. Voorwaarde: Totaalgewicht groter dan 20 kg. Actie: Gebruik verzendmethode met de methode voor zware pakketten. Omdat de regel naar de levering kijkt, telt ook een gecombineerde levering die samen boven de 20 kg uitkomt.
Grote bestellingen eerst bekijken. Regeltype Bestelling regels. Voorwaarde: Totale bestelwaarde groter dan € 1.000. Actie: Bestelling vasthouden met de opmerking Betaling controleren. De bestelling komt onder Aandacht nodig en blijft staan tot iemand de bestelling vrijgeeft.
Een ruilverzoek voor de verkeerde maat direct accepteren. Regeltype Retouraanvraag poortwachter. Voorwaarden: Retour reden is je code voor een verkeerde maat en Terugbetaling Type is Ruilen. Actie: Wijzig retour status naar Geaccepteerd.
Als meer regels passen
PackCloud voert alle passende, ingeschakelde regels van hetzelfde type uit, van de laagste naar de hoogste Uitvoervolgorde. Stellen twee regels hetzelfde in, zoals een verzendmethode, dan wint de laatste. Zet daarom een algemene regel op een lage volgorde en een uitzondering daarna. Acties die iets toevoegen, zoals een product, tellen op: iedere passende regel voert ze uit.
Een wijziging aan een regel geldt voor bestellingen en retouren die daarna binnenkomen. Bestelling regels kijken niet opnieuw naar bestellingen die er al zijn.